home / leiderschapsontwikkeling / functioneren / beoordelingsgesprekken / beoordelingsgesprek wat is dat

Beoordelingsgesprek: wat is dat?

Een beoordelingsgesprek is een gesprek waarin de leidinggevende het functioneren van de medewerker over een bepaalde periode beoordeelt en dat oordeel bespreekt. Let daarbij op het woord functioneren. Je beoordeelt niet de medewerker als persoon, maar de manier waarop hij invulling geeft aan zijn functie, taken, verantwoordelijkheden en gemaakte afspraken. Wie eerst beter wil begrijpen wat beoordelen inhoudt, kan beginnen bij medewerkers beoordelen.

Wat is het doel van een beoordelingsgesprek?

Het directe doel is duidelijkheid geven over de beoordeling van het functioneren. Wat gaat goed? Waar voldoet iemand aan de verwachtingen? Waar blijft het functioneren achter? Welke punten verdienen aandacht en wat betekent dat voor de komende periode? Een beoordeling kan daarnaast worden vastgelegd omdat organisaties afspraken willen documenteren of omdat de beoordeling onderdeel is van een bredere beoordelingscyclus.

Daaronder ligt voor mij nog een belangrijker doel: functioneren bevorderen. Beoordelen alleen om een oordeel uit te delen heeft weinig waarde. Als uit de beoordeling blijkt dat iets beter moet, moet ook duidelijk worden wat er nodig is om dat mogelijk te maken. Dat kan liggen bij de medewerker, maar ook bij de leidinggevende, de werkomstandigheden, ontbrekende scholing of onduidelijkheid over de functie. Uiteindelijk gaat het om goed functioneren.

Beoordelen gebeurt niet alleen tijdens het gesprek

Een beoordelingsgesprek wordt soms behandeld alsof de leidinggevende op die ene dag ineens gaat beoordelen. Dat is niet hoe het werkt. Gedurende het jaar ontstaan voortdurend waarnemingen over resultaten, kwaliteit van het werk, gemaakte afspraken, verantwoordelijkheden en gedrag dat relevant is voor de functie. Het formele gesprek brengt die informatie bij elkaar en maakt het oordeel expliciet.

Daarom hoort een medewerker tijdens een beoordelingsgesprek in principe geen grote verrassing te krijgen. Als iemand al maanden doelstellingen niet haalt, structureel fouten maakt of afspraken niet nakomt, bespreek je dat op het moment dat het gebeurt. Je spaart zoiets niet op voor het einde van het jaar. Een goed beoordelingsgesprek bevestigt voor een belangrijk deel wat in de periode daarvoor al aan de orde is geweest.

Het beoordelingsgesprek heeft een eenzijdig karakter

Een belangrijk kenmerk van het beoordelingsgesprek is het eenzijdige karakter van de beoordeling. De werkgever komt, meestal via de direct leidinggevende, uiteindelijk tot een oordeel over het functioneren. De medewerker mag reageren, vragen stellen, aanvullende informatie geven en het met onderdelen van de beoordeling oneens zijn. Maar het formele oordeel wordt niet gezamenlijk uitonderhandeld.

Dat maakt de verantwoordelijkheid van de leidinggevende juist groter. Een eenzijdige beoordeling is niet hetzelfde als een willekeurige beoordeling. De leidinggevende moet kunnen uitleggen waarop het oordeel gebaseerd is, welke verwachtingen golden en welke informatie is gebruikt. Hoe groter de gevolgen van een beoordeling, hoe belangrijker die zorgvuldigheid wordt.

Wat is het verschil met een functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek heeft een ander karakter. Daar staat het gezamenlijk bespreken van het functioneren centraal. De medewerker brengt zelf onderwerpen in, kan aangeven wat hij nodig heeft van de organisatie en geeft ook feedback op de samenwerking en het leidinggeven. Het functioneringsgesprek is daarom veel meer tweezijdig.

Bij een beoordelingsgesprek ligt er uiteindelijk een oordeel van de werkgever. Dat verschil moet helder blijven. Wanneer je een beoordelingsgesprek presenteert als een volledig gelijkwaardig overleg, maar aan het einde blijkt dat de leidinggevende toch het formele oordeel bepaalt, wek je verwachtingen die je niet kunt waarmaken.

Waarop baseer je de beoordeling?

Je kunt alleen zorgvuldig beoordelen wanneer vooraf voldoende duidelijk is wat van de medewerker wordt verwacht. Welke taken horen bij de functie? Welke resultaten moeten worden behaald? Welke verantwoordelijkheden draagt iemand? Welke bevoegdheden zijn toegekend? Welke kwaliteit wordt verwacht en welk gedrag is werkelijk relevant voor de functie?

Daarbij is het verstandig om zoveel mogelijk uit te gaan van concrete resultaten en waarneembaar gedrag. Je kunt bijvoorbeeld vaststellen dat iemand afspraken niet nakomt of bepaalde resultaten niet haalt. Je kunt niet rechtstreeks waarnemen dat iemand ongemotiveerd is. Misschien interpreteer je bepaald gedrag zo, maar dan moet je onderzoeken wat er werkelijk speelt. Dat is ook waarom zo objectief mogelijk beoordelen belangrijk is.

Persoonlijke waardering hoort daarbij niet de maatstaf te zijn. Dat jij een medewerker aardig vindt, weinig aansluiting met iemand ervaart of zelf een andere werkstijl hebt, zegt nog niets over de kwaliteit van het functioneren.

De verantwoordelijkheid van de leidinggevende is groot

Een leidinggevende die beoordeelt moet daarom meer kunnen dan een beoordelingsformulier invullen. Hij moet weten wat goed functioneren inhoudt, feiten van interpretaties kunnen onderscheiden, lastige onderwerpen tijdig bespreken en een oordeel kunnen onderbouwen. Ook moet hij zich bewust zijn van zijn eigen beoordelingsfouten en voorkeuren.

Dat vraagt bovendien zelfreflectie. Welke invloed heb je zelf gehad op het functioneren? Waren verwachtingen duidelijk? Was voldoende begeleiding beschikbaar? Had de medewerker de middelen en bevoegdheden die nodig waren? Heb je problemen eerder besproken of heb je maanden gewacht? Beoordelen is niet geloofwaardig wanneer de leidinggevende uitsluitend naar de medewerker wijst en zijn eigen aandeel buiten beschouwing laat.

Ook de werkgever heeft voorwaarden te scheppen

Een organisatie kan functioneren bevorderen, maar ook behoorlijk in de weg zitten. Onduidelijke verantwoordelijkheden, voortdurend wisselende prioriteiten, onvoldoende middelen of gebrek aan noodzakelijke begeleiding kunnen ervoor zorgen dat iemand niet goed uit de verf komt. Dat betekent niet dat iedere tekortkoming van de medewerker automatisch de verantwoordelijkheid van de werkgever is. Het betekent wel dat je bij een beoordeling ook kijkt naar de omstandigheden waaronder iemand zijn werk moest doen.

Daarom zijn de voorwaarden voor goed functioneren relevant. Voordat je harde conclusies trekt, moet je redelijkerwijs kunnen uitleggen dat de medewerker wist wat er verwacht werd en voldoende gelegenheid heeft gehad om daaraan te voldoen.

Hoe vaak voer je een beoordelingsgesprek?

Veel organisaties kiezen voor één vast beoordelingsmoment per jaar. Andere organisaties doen dat vaker of werken met een andere vorm van ontwikkel- en beoordelingscyclus. Er bestaat dus niet één ritme dat voor iedere organisatie de beste oplossing is. Afspraken kunnen bovendien voortkomen uit een cao, arbeidsovereenkomst, personeelsregeling of de eigen beoordelingssystematiek.

Belangrijker dan de exacte frequentie vind ik wat er tussen die formele momenten gebeurt. Wie het hele jaar niets bespreekt en vervolgens één uitstekend beoordelingsgesprek probeert te voeren, begint aan de verkeerde kant. De kwaliteit van beoordelen wordt vooral bepaald door de dagelijkse duidelijkheid over functioneren.

Een beoordelingsgesprek mag geen eindafrekening worden

Wanneer alle kritiek van een heel jaar wordt opgespaard tot één gesprek, verandert het beoordelingsgesprek gemakkelijk in een eindafrekening. De medewerker krijgt dan een lange lijst met zaken die volgens de leidinggevende niet goed zijn gegaan en vraagt zich terecht af waarom daar nooit eerder iets over is gezegd.

Een formele beoordeling kan stevig zijn. Soms is een negatieve beoordeling ook gewoon noodzakelijk. Maar de inhoud moet herkenbaar en onderbouwd zijn. Is onvoldoende functioneren al langere tijd bekend, dan hoort dat eerder te zijn besproken en moet de medewerker ook weten wat er van hem verwacht wordt om het functioneren te verbeteren.

Samengevat: wat kenmerkt een goed beoordelingsgesprek?

Een beoordelingsgesprek is dus niet zomaar een jaarlijks praatje tussen leidinggevende en medewerker. Het is een formeel moment waarop een oordeel over het functioneren wordt besproken en vaak wordt vastgelegd. De kwaliteit van dat gesprek wordt voor een groot deel al bepaald door wat er in de maanden daarvoor is gebeurd.

• Het functioneren van de medewerker staat centraal, niet de persoon.
• De verwachtingen en beoordelingscriteria zijn vooraf voldoende duidelijk.
• De beoordeling is gebaseerd op een langere periode.
• Belangrijke problemen zijn al eerder besproken.
• Het oordeel wordt zoveel mogelijk onderbouwd met concrete informatie.
• De medewerker krijgt ruimte om op de beoordeling te reageren.
• De werkgever blijft uiteindelijk verantwoordelijk voor het formele oordeel.
• De leidinggevende kijkt ook naar zijn eigen aandeel en naar de werkomstandigheden.
• De beoordeling geeft duidelijkheid over wat goed gaat en wat eventueel moet veranderen.

Het beoordelingsgesprek zou daarmee vooral een helder moment moeten zijn. Niet het moment waarop een leidinggevende eindelijk vertelt wat hij al elf maanden denkt.

Veelgestelde vragen over het beoordelingsgesprek

Bij beoordelingsgesprekken lopen het formele gesprek, het dagelijkse beoordelen en het functioneringsgesprek gemakkelijk door elkaar. Vooral de vraag wie het oordeel vaststelt, waarop dat oordeel gebaseerd is en wanneer kritiek besproken moet worden levert in de praktijk nogal eens verwarring op. Deze vijf vragen maken de belangrijkste verschillen duidelijk.

Wat is een beoordelingsgesprek?

Een beoordelingsgesprek is een formeel gesprek waarin de leidinggevende het functioneren van de medewerker over een bepaalde periode beoordeelt en het oordeel bespreekt. De uitkomst wordt vaak vastgelegd in een verslag of beoordelingsformulier. Het gesprek staat niet op zichzelf, maar sluit aan op wat gedurende de beoordelingsperiode over het functioneren is waargenomen en besproken.

Wat is het doel van een beoordelingsgesprek?

Het gesprek geeft duidelijkheid over hoe het functioneren wordt beoordeeld, wat goed gaat en wat eventueel moet verbeteren. De medewerker moet weten waarop het oordeel gebaseerd is en wat dit betekent voor de komende periode. Uiteindelijk hoort beoordelen niet alleen een conclusie over het verleden op te leveren, maar ook duidelijkheid over wat nodig is voor goed functioneren in de toekomst.

Is een beoordelingsgesprek eenzijdig?

De formele beoordeling is eenzijdig in die zin dat de werkgever uiteindelijk het oordeel vaststelt. De medewerker mag daarop reageren, aanvullende informatie geven, vragen stellen en het met onderdelen van de beoordeling oneens zijn. Dat maakt het gesprek niet waardeloos of monologisch. Een zorgvuldige leidinggevende luistert naar de reactie van de medewerker en controleert of alle relevante informatie is meegenomen, maar het formele oordeel wordt uiteindelijk door de werkgever vastgesteld.

Hoe vaak moet je een beoordelingsgesprek voeren?

Dat verschilt per organisatie. Veel organisaties werken met één vast moment per jaar, andere met meerdere momenten of een andere beoordelingscyclus. Afspraken kunnen ook voortkomen uit een cao, arbeidsovereenkomst of personeelsregeling. Belangrijker dan het aantal formele gesprekken is dat functioneren gedurende het hele jaar wordt besproken. Een jaarlijks beoordelingsgesprek kan dagelijkse duidelijkheid en tussentijdse feedback niet vervangen.

Wat is het verschil tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek?

Een functioneringsgesprek is meer tweezijdig en gericht op gezamenlijk onderzoeken hoe het functioneren verloopt en wat nodig is om dit te bevorderen. De medewerker kan daarbij ook onderwerpen over samenwerking, omstandigheden en leidinggeven inbrengen. Bij een beoordelingsgesprek komt de werkgever uiteindelijk tot een formeel oordeel over het functioneren. Beide gesprekken gaan dus over functioneren, maar de rolverdeling en het doel zijn verschillend.