home / persoonlijke ontwikkeling / kernkwaliteiten / flexibel / ongestructureerd

Ongestructureerd werken: raak je steeds het overzicht kwijt?

Merk je dat je ongestructureerd bent in jouw werk? Verlies je snel de grote lijn uit het oog? Of merk je dat je alle kanten opvliegt overdag? Raak je soms het overzicht kwijt? Ben je soms te flexibel, ad hoc of reactief? Gaat het jou in de weg staan? Ongestructureerdheid kan de doorgeslagen variant zijn van flexibel zijn. Flexibiliteit is een mooie kwaliteit, maar wanneer je voortdurend meebeweegt met alles wat voorbijkomt, kun je de regie kwijtraken.

Wat is het verschil tussen flexibel en ongestructureerd?

Flexibel zijn betekent dat je kunt schakelen wanneer de situatie daarom vraagt. Je kunt jouw planning aanpassen, improviseren en omgaan met onverwachte gebeurtenissen. Dat is iets anders dan voortdurend van koers veranderen omdat er weer iets nieuws voorbijkomt. Bij flexibiliteit heb je nog steeds een lijn. Bij ongestructureerdheid raak je die lijn kwijt. Je zou kunnen zeggen: flexibel betekent dat jij bepaalt wanneer je afwijkt, ongestructureerd betekent dat alles wat langskomt voor jou bepaalt wat je vervolgens doet.

Daar ligt ook de relatie met ad hoc werken. Ad hoc kunnen handelen is op zichzelf nuttig. Soms moet er onmiddellijk geschakeld worden en is er geen tijd voor een prachtig draaiboek. Maar wanneer bijna jouw hele werkdag ad hoc wordt, heb je geen uitzondering meer op de structuur. Dan is de uitzondering jouw werkwijze geworden.

Wanneer wordt ongestructureerdheid chaos en wanorde?

Gebrek aan structuur in overtreffende trap is: chaos en wanorde. Dit moet je in alle gevallen zien te voorkomen door snel in te grijpen. Je loopt het risico dat je als onbetrouwbaar wordt gezien of als iemand die afspraken niet nakomt. Want ja, je belooft van alles maar je maakt het niet waar. Dat is het moment waarop ongestructureerdheid niet alleen meer vervelend is voor jezelf. Anderen krijgen er ook last van omdat afspraken verdwijnen, informatie zoekraakt of werkzaamheden niet op tijd afkomen.

Structuur gaat daarom ook over betrouwbaarheid. Weten wat je hebt afgesproken, waar je iets hebt opgeslagen en wanneer iets af moet zijn. Wie daar meer grip op wil krijgen, kan veel hebben aan orde en structuur in het werk. Het hoeft allemaal niet militair georganiseerd te zijn, maar je moet wel weten waar je mee bezig bent.

Wat gebeurt er als je reactief en ad hoc werkt?

Te flexibel zijn leidt vaak tot vragen over tijdgebruik. Wanneer je te reactief ingesteld bent, te veel ad hoc op zaken reageert of wanneer je impulsief of wispelturig bent, dan gaat je dat tijd kosten. In ieder geval verlies je snel het overzicht. Of je creëert chaos. Wanneer reactief ingesteld zijn jouw werkdag bepaalt, ben je voortdurend bezig met wat anderen, omstandigheden of binnenkomende prikkels op dat moment van jou vragen.

De training timemanagement kan jou dan helpen. Niet omdat je ieder kwartier van de dag moet dichttimmeren, maar omdat je moet leren onderscheiden wat jouw aandacht nu nodig heeft en wat kan wachten. Anders wint automatisch datgene wat het hardst roept.

Waarom kost ongestructureerd werken zoveel tijd?

Omdat je voortdurend opnieuw moet beginnen. Je laat een taak liggen, schakelt naar iets anders en moet later weer uitzoeken waar je gebleven was. Je zoekt informatie terug, leest iets opnieuw, probeert te herinneren wat je had afgesproken en ontdekt tussendoor nog drie andere onafgemaakte taken. Ondertussen zit jouw hoofd vol met alles wat je niet moet vergeten.

Daarom is overzicht houden zo belangrijk. Wanneer jij zicht hebt op jouw taken en prioriteiten, hoeft jouw hoofd niet voortdurend voor opslagplaats te spelen. Je kunt dan ook gemakkelijker beslissen welke onverwachte vraag werkelijk voorrang verdient en welke gewoon even moet wachten.

Waar komt ongestructureerdheid vandaan?

Er kunnen tal van oorzaken voor ongestructureerdheid zijn. Wellicht is het de doorgeslagen variant van jouw kernkwaliteit. Een kwaliteit die bij jou past is flexibel zijn. Je hebt misschien een groot aanpassingsvermogen en je kunt goed improviseren. Als dat zo is, is ongestructureerdheid jouw valkuil. Je bent dan te flexibel of je past je te veel aan waardoor je wanorde creëert.

Juist mensen die goed kunnen improviseren kunnen structuur soms onnodig vinden. Waarom alles vooraf regelen wanneer je onderweg altijd wel een oplossing vindt? Alleen kan improvisatie dan langzaam een werkwijze worden. Je lost vandaag op wat je gisteren niet georganiseerd hebt en morgen los je weer op wat vandaag is blijven liggen. Daar zit weinig winst in.

Wat is jouw leerdoel als je ongestructureerd bent?

Jouw leerdoel formuleer ik als volgt:

• Een proactieve houding ontwikkelen.
• Leren anticiperen op wat eraan komt.
• Ordelijk, gestructureerd en systematisch leren werken.

Daarbij gaat het niet alleen om lijstjes maken. Het gaat om regie. Wat moet vandaag af? Wat kan wachten? Welke afspraak moet ik voorbereiden? Wat komt er volgende week aan? Waar laat ik bewust ruimte voor onverwachte zaken? Dat raakt ook aan zelfmanagement: jezelf zo organiseren dat niet iedere gebeurtenis van buitenaf jouw dag overneemt.

Hoe krijg je meer structuur zonder jouw flexibiliteit kwijt te raken?

Dat is precies de kunst. Je moet niet van ongestructureerd doorschieten naar rigide. Jouw flexibiliteit moet gewoon blijven bestaan. Bouw daarom een paar vaste punten in waar je niet steeds opnieuw over hoeft na te denken. Bepaal jouw belangrijkste taken, leg afspraken vast, werk met een duidelijk overzicht en reserveer ruimte voor onverwachte zaken. Dan kun je nog steeds schakelen, maar je hebt iets waarnaar je terug kunt keren zodra de hectiek voorbij is.

Structuur is dan geen keurslijf maar een fundament. Juist doordat de basis stevig staat, kun je gemakkelijker flexibel zijn. Je weet wat belangrijk is en kunt daardoor bewust besluiten om ergens vanaf te wijken. Dat is heel wat anders dan achter iedere bal aanhollen en hopen dat je aan het eind van de dag toevallig op het juiste veld bent uitgekomen.

Ontwikkeldoelen bij ongestructureerd werken

Wanneer flexibiliteit bij jou doorschiet in ongestructureerd, ad hoc en reactief werken, formuleer ik deze drie ontwikkeldoelen:

• Proactiever leren werken door vooruit te kijken, prioriteiten te bepalen en werkzaamheden tijdig voor te bereiden.
• Meer orde en structuur aanbrengen zodat taken, afspraken en verantwoordelijkheden niet uit beeld verdwijnen.
• Jouw flexibiliteit en improvisatievermogen behouden zonder voortdurend mee te bewegen met alles wat zich aandient.

Veelgestelde vragen over ongestructureerd werken

Ongestructureerdheid wordt gemakkelijk verward met flexibiliteit, improviseren, ad hoc werken of gewoon een beetje rommelig zijn. Het verschil wordt vooral zichtbaar wanneer je overzicht verliest, afspraken niet nakomt of werkzaamheden niet afmaakt.

Is ongestructureerd hetzelfde als chaotisch?

Nee. Chaos en wanorde zijn de overtreffende trap van gebrek aan structuur. Je kunt ongestructureerd werken zonder dat alles onmiddellijk één grote chaos is. Maar wanneer je niet ingrijpt, kan het daar wel op uitlopen.

Is flexibel werken hetzelfde als ad hoc werken?

Nee. Flexibiliteit betekent dat je kunt afwijken wanneer dat nodig is. Ad hoc werken betekent dat je vooral reageert op wat zich op dat moment aandient. Je kunt dus flexibel zijn en toch behoorlijk gestructureerd werken.

Waarom raak ik gestrest als ik ongestructureerd werk?

Omdat je de grote lijn kwijtraakt. Taken blijven onafgemaakt, afspraken vragen aandacht en je weet niet meer precies wat eerst moet. Daardoor moet jouw hoofd voortdurend onthouden, herstellen en opnieuw prioriteiten bepalen.

Moet ik minder flexibel worden om meer structuur te krijgen?

Nee. Flexibiliteit is juist de kwaliteit onder deze valkuil. Structuur moet ervoor zorgen dat jij flexibel kunt blijven zonder voortdurend de regie kwijt te raken.

Wat is de eerste stap naar gestructureerder werken?

Zorg dat je overzicht hebt en bepaal wat werkelijk belangrijk is. Wanneer je dat niet vooraf doet, bepaalt automatisch alles wat binnenkomt waar jij jouw tijd aan besteedt.