home / leiderschapsontwikkeling / directie ondernemers / organisatiefasen / professionaliseren

Bedrijf professionaliseren: wat betekent dat concreet?

Je hoort het nogal eens binnen een groeiend bedrijf: we moeten professioneler gaan werken. Maar wat bedoel je daar precies mee? Het woord professionaliseren klinkt belangrijk, maar zonder concrete uitleg kan iedereen er iets anders onder verstaan. Voor de één betekent het betere processen, voor de ander duidelijkere verantwoordelijkheden en een derde denkt vooral aan systemen, management of communicatie.

Professionaliseren is een logisch onderwerp binnen de verschillende organisatiefasen van een groeiend bedrijf. Wat in een kleine onderneming uitstekend werkte, hoeft namelijk niet meer te werken wanneer er meer medewerkers, klanten en verantwoordelijkheden bijkomen. Je hebt het vroeger dus niet per definitie verkeerd gedaan. De organisatie vraagt gewoon om een andere manier van werken.

Wat betekent professionaliseren van jouw bedrijf?

Professionaliseren betekent voor mij dat je de manier waarop jouw organisatie werkt aanpast aan wat de huidige omvang en complexiteit van het bedrijf vragen. De organisatie wordt minder afhankelijk van toevallige afspraken, persoonlijke kennis en voortdurende tussenkomst van de ondernemer. Daarvoor breng je structuur aan op de plekken waar dat werkelijk nodig is.

Dat kan bijvoorbeeld betekenen dat je werkprocessen duidelijker inricht, verantwoordelijkheden verdeelt, betere stuurinformatie beschikbaar maakt of leidinggevende rollen scherper neerzet. Het kan ook betekenen dat je medewerkers verder ontwikkelt, afspraken consequenter nakomt en minder uitzonderingen buiten de normale werkwijze om accepteert.

• Verantwoordelijkheden duidelijker verdelen.
• Werkprocessen beter organiseren.
• Afspraken over planning en uitvoering concreter maken.
• Management en leidinggevende rollen ontwikkelen.
• Betere informatie beschikbaar maken voor besluitvorming.
• Minder afhankelijk worden van wat alleen de ondernemer weet.
• Vakmanschap en deskundigheid verder ontwikkelen.
• Informele werkwijzen vervangen wanneer ze de groei beginnen te hinderen.

Professionaliseren betekent niet dat je vroeger amateuristisch werkte

Dat is een misverstand waar ik graag vanaf wil. Wanneer je zegt dat de organisatie professioneler moet worden, kan dat gemakkelijk klinken alsof het tot nu toe allemaal nogal amateuristisch was. Maar in veel bedrijven is juist het tegenovergestelde waar. De manier van werken paste uitstekend bij de fase waarin het bedrijf toen zat.

In de pioniersfase van een onderneming kan de ondernemer vrijwel alles zelf overzien. Hij weet welke order wanneer geleverd moet worden, kent de klanten en spreekt medewerkers dagelijks. Als iemand zegt dat een bestelling met spoed moet, hoeft daarvoor niet eerst een uitgebreid systeem te worden bijgewerkt.

Dat is geen amateurisme. Het is een effectieve manier van werken zolang de organisatie klein genoeg is. Het probleem ontstaat wanneer het bedrijf groter wordt en dezelfde informele werkwijze steeds minder goed begint te functioneren.

Groei verandert de behoefte aan structuur

Hoe groter een organisatie wordt, hoe vaker mensen afhankelijk worden van informatie en werkzaamheden van anderen. De verkoper belooft iets aan de klant, planning moet weten wanneer het geleverd moet worden, productie moet capaciteit reserveren en financiën moet uiteindelijk kunnen factureren. Wanneer al die overdrachten alleen op persoonlijke afspraken draaien, neemt de kans op misverstanden toe.

Daarom ontstaat bij groei behoefte aan meer structuur. Niet zo veel mogelijk structuur, maar voldoende structuur. Dat verschil vind ik belangrijk. Je hoeft een onderneming niet dicht te regelen. Je moet alleen zorgen dat mensen zelfstandig kunnen werken zonder voortdurend te moeten raden wat de bedoeling is.

Duidelijke verantwoordelijkheden horen bij professionaliseren

In kleine bedrijven is de ondernemer vaak het natuurlijke aanspreekpunt. Wanneer onduidelijk is wie ergens over gaat, vraag je het gewoon aan hem. Dat werkt prima zolang het aantal vragen overzichtelijk blijft. Bij groei kan de ondernemer daardoor echter langzaam het knooppunt van de hele organisatie worden.

Professionaliseren betekent dan dat je duidelijker maakt wie waarvoor verantwoordelijk is. Niet alleen wie een taak uitvoert, maar ook wie beslissingen mag nemen en wie aanspreekbaar is op het resultaat. Daardoor hoeft niet iedere uitzondering automatisch naar boven te worden geschoven.

Voor sommige ondernemers raakt dit aan het leren loslaten van verantwoordelijkheden binnen het eigen bedrijf. Je kunt namelijk wel functies verdelen, maar wanneer je iedere beslissing alsnog zelf wilt controleren verandert er uiteindelijk weinig.

Professionaliseren van processen

Bedrijfsprocessen professionaliseren betekent niet automatisch een dik handboek schrijven. Begin veel eenvoudiger. Hoe komt een opdracht binnen? Wat gebeurt er vervolgens? Wie heeft welke informatie nodig? Waar ontstaan fouten, vertraging of dubbel werk? En welke afspraken moeten voor iedereen hetzelfde zijn?

Soms is de oplossing een beter systeem. Soms een eenvoudigere werkwijze. En soms blijkt dat er helemaal geen procesprobleem is, maar dat niemand precies weet wie verantwoordelijk is. Professionaliseren begint daarom met begrijpen wat werkelijk knelt voordat je allerlei nieuwe procedures introduceert.

Meer grip zonder overal zelf tussen te zitten

Een groeiend bedrijf vraagt van de ondernemer dat hij op een andere manier zicht houdt op wat er gebeurt. Je kunt niet meer iedere klant spreken of alle werkzaamheden zelf volgen. Toch wil je weten of de onderneming op koers ligt en waar je moet ingrijpen.

Daarom wordt goede managementinformatie waarmee je jouw bedrijf gericht kunt sturen onderdeel van professionalisering. Welke resultaten worden gehaald? Waar ontstaan afwijkingen? Hoe ontwikkelen omzet, marge, capaciteit en liquiditeit zich? Je hoeft niet alles te meten, maar je moet wel kunnen zien wat voor jouw bedrijf belangrijk is.

Management moet ook professionaliseren

Wanneer een onderneming groeit, komen er vaak leidinggevende functies bij. Een ervaren medewerker wordt teamleider, iemand krijgt de verantwoordelijkheid voor een vestiging of er komt een bedrijfsleider tussen de ondernemer en de werkvloer. Dat is een logische ontwikkeling, maar alleen een nieuwe functienaam op het visitekaartje is niet genoeg.

Je moet duidelijk maken wat iemand daadwerkelijk mag en moet doen. Welke resultaten worden verwacht? Welke beslissingen kan de leidinggevende zelf nemen? Wanneer moet er worden afgestemd? En hoe voorkom je dat medewerkers bij iedere lastige vraag alsnog rechtstreeks naar de ondernemer lopen?

Daarbij wordt ook het verschil tussen de rol van ondernemer en manager steeds relevanter. De ondernemer hoeft niet vanzelf degene te zijn die het dagelijkse management van een grotere organisatie het beste kan uitvoeren.

Pas op voor bureaucratie

Professionaliseren kan doorschieten. Je begint met behoefte aan duidelijkheid en eindigt met formulieren, goedkeuringsrondes en procedures waar niemand meer het nut van begrijpt. Dan is het middel belangrijker geworden dan het doel.

Daarom stel ik bij iedere nieuwe regel graag een eenvoudige vraag: welk probleem lossen we hiermee op? Wanneer niemand dat meer goed kan uitleggen, is de kans groot dat de organisatie vooral complexer wordt. Structuur moet mensen helpen om hun werk beter te doen, niet alleen bewijzen dat het bedrijf professioneel georganiseerd is.

Niet alles hoeft voor iedereen hetzelfde

Een andere valkuil is dat professionaliseren wordt vertaald naar standaardiseren van alles. Natuurlijk zijn vaste afspraken nuttig waar werkzaamheden vaak terugkomen en overdracht belangrijk is. Maar niet ieder klantprobleem, project of personeelsvraagstuk laat zich in hetzelfde format persen.

Een volwassen organisatie kent daarom zowel kaders als ruimte. Medewerkers weten welke uitgangspunten vaststaan en binnen welke grenzen ze zelf mogen beslissen. Dat is vaak veel professioneler dan een organisatie waarin voor iedere uitzondering een nieuwe regel wordt gemaakt.

De ondernemer moet zelf ook mee veranderen

Dit vind ik een belangrijk onderdeel. Je kunt processen veranderen, systemen invoeren en managers benoemen, maar wanneer de ondernemer zelf blijft werken zoals tien jaar geleden zal de professionalisering vroeg of laat vastlopen.

Misschien ben je gewend dat iedereen altijd bij jou binnenloopt. Misschien wil je iedere offerte nog zien of vind je het prettig om precies te weten wat iedere medewerker doet. Dat was ooit uitvoerbaar. Naarmate de organisatie groeit moet je steeds bewuster bepalen waar jouw aandacht werkelijk nodig is.

Professionaliseren is daarom niet iets wat je met de organisatie doet terwijl jijzelf hetzelfde blijft. Ook jouw eigen rol verandert.

Van zelf oplossen naar organiseren

In de beginfase bewijst een ondernemer zijn waarde vaak door problemen razendsnel zelf op te lossen. Een klant belt, er gaat iets mis en jij regelt het. Dat maakt je sterk en zichtbaar. Wanneer het bedrijf groter wordt, kan precies die gewoonte een belemmering worden.

Je hoeft niet meer ieder probleem persoonlijk op te lossen. Je moet zorgen dat het probleem op de juiste plek kan worden opgelost. Dat vraagt een andere manier van kijken. Niet: hoe los ik dit vandaag op? Maar: waarom komt dit steeds bij mij terecht en hoe zorgen we dat de organisatie dit voortaan zelf kan afhandelen?

Professionaliseren vraagt keuzes

Niet alles hoeft tegelijk. In een groeiende onderneming zijn altijd tientallen zaken te bedenken die beter georganiseerd kunnen worden. Wanneer je aan alles tegelijk begint, krijg je vooral veel projecten en weinig verandering.

Kijk daarom naar de knelpunten die de verdere ontwikkeling het meest hinderen. Misschien ligt het probleem bij verantwoordelijkheden, misschien bij managementinformatie of bij het dagelijkse management. Kies een paar onderwerpen die werkelijk verschil maken en maak duidelijk wat je concreet anders wilt zien.

Hoe weet je wat je moet professionaliseren?

Luister naar de problemen die steeds opnieuw terugkomen. Waar gaat veel tijd verloren? Welke vragen bereiken iedere week opnieuw de ondernemer? Waar ontstaan fouten of irritaties? Welke besluiten blijven liggen? Op welke informatie moet voortdurend worden gewacht? Terugkerende problemen vertellen vaak veel over de onderdelen die niet meer passen bij de huidige omvang van het bedrijf.

Kijk daarnaast vooruit. Wanneer je verder wilt groeien, wat moet dan eerst beter georganiseerd zijn? Soms functioneert iets vandaag nog redelijk, maar weet je dat het bij de volgende groeistap niet meer houdbaar is. Dan is het verstandig om eerder te ontwikkelen dan pas wanneer het volledig vastloopt.

Vertel medewerkers wat je concreet wilt veranderen

Zeg dus liever niet alleen: we gaan professionaliseren. Vertel wat je bedoelt. Bijvoorbeeld: vanaf volgende maand willen we dat iedere verkooporder op dezelfde manier wordt overgedragen aan planning. Of: teamleiders krijgen voortaan zelf verantwoordelijkheid voor de personeelsplanning. Dan kunnen mensen begrijpen wat er verandert en waarom.

Vertel ook wat je wilt bereiken in plaats van alleen te benoemen wat vandaag verkeerd gaat. 'Jullie werken te slordig' roept iets anders op dan: 'we willen voorkomen dat klanten verschillende informatie krijgen en daarom spreken we een vaste werkwijze af.' Het tweede maakt de behoefte achter de verandering zichtbaar.

Professionaliseren en organisatiegroei horen bij elkaar

Een bedrijf hoeft niet voortdurend groter te worden, maar wanneer het wel groeit moet de interne organisatie voldoende meegroeien. Meer omzet zonder betere organisatie kan uiteindelijk leiden tot meer fouten, werkdruk en afhankelijkheid van de ondernemer.

Daarom zie ik professionaliseren vooral als een onderdeel van de groei en verdere ontwikkeling van jouw organisatie. Het gaat niet om professioneler lijken. Het gaat erom dat jouw bedrijf ook bij een volgende omvang nog bestuurbaar en werkbaar blijft.

Wanneer is jouw bedrijf voldoende professioneel?

Daar bestaat geen eindpunt voor. Een onderneming met acht medewerkers vraagt iets anders dan een bedrijf met tachtig mensen. Bovendien veranderen klanten, technologie, medewerkers en markten. Wat vandaag een prima structuur is, kan over een paar jaar opnieuw aanpassing vragen.

Voor mij is een organisatie professioneel wanneer haar manier van werken past bij wat zij moet leveren. Mensen kennen hun verantwoordelijkheid, belangrijke informatie is beschikbaar, processen ondersteunen het werk en de ondernemer hoeft niet voortdurend alle gaten persoonlijk dicht te lopen.

Veelgestelde vragen over het professionaliseren van jouw bedrijf

Professionaliseren kan van alles betekenen. Daarom is het belangrijk om steeds terug te gaan naar het concrete organisatievraagstuk dat je wilt oplossen. Deze vijf vragen komen daarbij regelmatig terug.

Wat betekent professionaliseren van een bedrijf?

Professionaliseren betekent dat je de manier van organiseren aanpast aan wat de omvang en complexiteit van jouw bedrijf vragen. Dat kan gaan over processen, verantwoordelijkheden, management, informatievoorziening, vakmanschap of communicatie. Het doel is niet meer regels maken, maar zorgen dat de organisatie beter kan functioneren.

Wanneer moet een bedrijf professionaliseren?

Vaak ontstaat de noodzaak wanneer informele afspraken onvoldoende beginnen te werken. De ondernemer kan niet meer alles zelf overzien, verantwoordelijkheden worden onduidelijk of dezelfde fouten en vragen blijven terugkomen. Dat zijn signalen dat de organisatie een volgende ontwikkelstap nodig heeft.

Betekent professionaliseren dat we het vroeger verkeerd deden?

Nee. Een manier van werken kan uitstekend passen bij een kleine onderneming en later onvoldoende worden voor een grotere organisatie. Professionaliseren is daarom vooral aanpassen aan een nieuwe situatie en niet achteraf vaststellen dat het vroeger amateuristisch was.

Hoe voorkom je bureaucratie bij professionaliseren?

Door alleen structuur toe te voegen waar die een concreet probleem oplost. Vraag bij iedere procedure, rapportage of afspraak waarvoor zij nodig is. Wanneer een nieuwe werkwijze vooral extra werk oplevert zonder dat besluitvorming, kwaliteit of samenwerking verbetert, is de kans groot dat je doorschiet.

Welke rol heeft de ondernemer bij professionalisering?

Een grote rol. Naarmate het bedrijf groeit kan de ondernemer minder zelf uitvoeren en controleren. Hij moet meer verantwoordelijkheid organiseren, managers ruimte geven en op een andere manier zicht houden op de onderneming. Professionalisering van het bedrijf vraagt daardoor vaak ook ontwikkeling van de ondernemer zelf.