home / persoonlijke ontwikkeling / kernkwaliteiten / controleren bewaken / vertrouwen controle

Vertrouwen is goed, controle is beter: klopt dat?

Vertrouwen is goed, controle is beter. Die uitdrukking is waarschijnlijk zo oud als de wereld. We hebben een tijd gedacht dat we alles moesten meten en dat we alles moesten weten. Ik heb deze pagina onder controleren en bewaken gezet omdat vertrouwen en controle helemaal niet los van elkaar staan. Wie iets controleert, wil weten of afspraken worden nagekomen en verantwoordelijkheid goed wordt ingevuld. Juist daardoor kan vertrouwen ontstaan.

Waarom zijn vertrouwen en controle geen tegenpolen?

Alsof je moet kiezen: of vertrouwen of controleren. Ik zie dat anders. Vertrouwen ontstaat niet doordat je jouw ogen sluit en maar hoopt dat het goed gaat. Vertrouwen ontstaat doordat je hebt ervaren en geconstateerd dat iemand zijn afspraken nakomt, zijn taken goed uitvoert en zorgvuldig met zijn verantwoordelijkheden en bevoegdheden omgaat.

Daarom kunnen vertrouwen en controle elkaar juist versterken. Wanneer je een paar keer hebt gezien dat iemand de taak goed uitvoert, afspraken nakomt en tijdig terugkoppelt, ontstaat er steeds meer ruimte om los te laten. Niet omdat je ineens besluit om iemand blind te vertrouwen, maar omdat daar een basis voor is ontstaan.

Dat is ook de reden waarom ik weinig kan met de gedachte: geef iemand gewoon vertrouwen tot het tegendeel blijkt. Vertrouwen is niet: kijk maar wat je doet, doe maar wat raak. Het is ook niet: ik neem aan dat hij het wel goed oppakt. Je moet niets aannemen, je moet geconstateerd hebben.

Welke misverstanden bestaan er over vertrouwen en controle?

Toch zijn er nogal wat misverstanden rond de uitdrukking 'vertrouwen is goed, controle is beter'. Het eerste misverstand is dat vertrouwen iets zou zijn wat helemaal losstaat van controle. Vertrouwen is dat je geconstateerd hebt dat een medewerker zijn taak goed uitvoert, zijn verantwoordelijkheden goed invult en op de juiste manier met zijn bevoegdheden omgaat.

Vertrouwen heeft dus niets te maken met:

• Kijk maar wat je doet, doe maar wat raak.
• Je moet iemand maar vertrouwen geven, wat dan zou betekenen: loslaten en je er niet te veel mee bemoeien, tot het tegendeel blijkt.
• Ik mag toch aannemen dat hij of zij het goed oppakt. Je moet niets aannemen, je moet geconstateerd hebben.

Wat ik duidelijk wil maken is dat je ook vertrouwen krijgt door controle. Wanneer je bij herhaaldelijke controle merkt dat het proces goed verloopt, dan is loslaten veel gemakkelijker.

Misvatting over controleren

Ook over controleren bestaan misverstanden. Soms wordt gedacht dat controle van werkzaamheden een gebrek aan vertrouwen in de medewerker is. Dat kan! Zeker wanneer de leidinggevende zich als controlefreak manifesteert. Dan praat ik over overmatig en onnodig controleren. En om bij de slogan te blijven: 'overmatig controleren leidt tot wantrouwen'.

Echter: controleren hoeft niet negatief te zijn. Sterker nog: je kunt er niet geheel zonder. Controles kunnen plaatsvinden op kwaliteit, hygiëne, veiligheid, juistheid van gegevens maar ook op bestuur of correctheid van rapportages en verslaglegging. Een ander misverstand is dat je de verantwoordelijkheden van iemand ontneemt wanneer je controleert. Dat is niet het geval.

Wanneer geeft controle juist meer vertrouwen?

Wanneer controle duidelijk, functioneel en passend is. Stel dat iemand verantwoordelijk is voor een proces waarbij veiligheid een grote rol speelt. Dan is een controle geen belediging voor die medewerker. Het hoort bij de manier waarop je samen waarborgt dat het proces goed verloopt.

Hetzelfde geldt voor kwaliteit. Wanneer twee mensen controleren of een product voldoet aan de norm, zegt dat niet automatisch dat de een de ander wantrouwt. Je bouwt een extra zekerheid in omdat je samen verantwoordelijk bent voor het resultaat. Controle is dan geen afrekening maar een onderdeel van zorgvuldig werken.

Controle kan bovendien onzekerheid verminderen. Wanneer jij als leidinggevende ziet dat een medewerker een taak goed beheerst, hoef je er daarna minder bovenop te zitten. Wanneer de medewerker merkt dat controles eerlijk en voorspelbaar zijn en niet bedoeld zijn om hem voortdurend op fouten te betrappen, hoeft hij ook niet bang te zijn voor iedere check.

Zo kan goede controle uiteindelijk juist leiden tot minder controle. Je weet wat iemand kan. Je hebt gezien dat afspraken worden nagekomen. Je kent de kwaliteit van het werk. Dan ontstaat er vertrouwen op basis van ervaring.

Waarom hoort verantwoorden bij controleerbaar zijn?

Controle kan te maken hebben met verantwoorden. Wanneer je verantwoordelijkheden draagt, moet je je ook kunnen verantwoorden. Wanneer je verantwoordelijkheid neemt, ben je ook aanspreekbaar op jouw verantwoordelijkheid. En als je niks te verbergen hebt, is het ook controleerbaar hoe jij je verantwoordelijkheid hebt ingevuld.

Ik formuleer het nog stelliger: wanneer je je verantwoordelijk voelt, wil je zelf ook nalatigheid, slordigheid, fouten of onvolkomenheden voorkomen. Dus ook hier wil ik graag duidelijk maken dat controle kan bijdragen aan vertrouwen.

Verantwoorden betekent niet dat iemand voortdurend over jouw schouder moet meekijken. Het betekent dat helder is wat je hebt afgesproken, wat jouw verantwoordelijkheid is en dat je daar ook uitleg over kunt geven. Wie verantwoordelijkheid krijgt maar zich nergens over hoeft te verantwoorden, krijgt geen vrijheid maar vrijblijvendheid.

Hoe geef je ruimte zonder dat vrijheid vrijblijvendheid wordt?

Door vrijheid altijd te verbinden aan duidelijke afspraken. Ruimte geven betekent niet dat je zegt: zoek het maar uit en ik hoor het wel wanneer het misgaat. Je maakt duidelijk wat het gewenste resultaat is, welke bevoegdheden iemand heeft, binnen welke kaders iemand mag handelen en wanneer je samen opnieuw naar de voortgang kijkt.

Daarna laat je de medewerker ook werkelijk zijn verantwoordelijkheid nemen. Je hoeft niet iedere stap voor te schrijven. Wanneer iemand precies moet uitvoeren hoe jij het zelf zou doen, geef je nauwelijks verantwoordelijkheid. Dan delegeer je misschien een taak, maar niet de ruimte om die taak zelfstandig in te vullen.

Vrijheid en controle hoeven elkaar daarom evenmin te bestrijden. Goede controle kijkt of gemaakte afspraken, kaders en resultaten worden gerealiseerd. Slechte controle bemoeit zich voortdurend met iedere stap, ieder detail en iedere afwijking van jouw persoonlijke voorkeur.

De kunst is dus niet om controle af te schaffen. De kunst is om controle zo in te richten dat verantwoordelijkheid zichtbaar blijft bij degene die haar draagt.

Waarom is controleren op het werk belangrijk?

Controles op de werkvloer zijn vaak noodzakelijk om fouten te voorkomen, te zorgen dat die kwaliteit wordt geleverd die je beoogt en om te zorgen dat die normen worden behaald die jouw organisatie graag wil behalen.

Controleren heeft dus niets te maken met wantrouwen of met iemand niet vertrouwen. Controleren heeft te maken met het feit dat er meerdere mensen verantwoordelijk zijn voor de kwaliteit waar je voor staat. Bovendien is het een vorm van zelfbescherming. Je staat er niet alleen voor op deze wijze.

Ook al heb je na controle geconstateerd dat een productie voldoet aan de norm, er is nu een collega die dezelfde controle nog een keer doet. Ik kan het ook anders formuleren. Wie te vertrouwen is, laat zich graag controleren. Er is immers niets te verbergen.

Maar ook hier geldt: het doel van de controle moet helder zijn. Een veiligheidscheck is iets anders dan iedere vijf minuten willen weten waar iemand mee bezig is. Een kwaliteitscontrole is iets anders dan steeds opnieuw werk overdoen omdat je vindt dat alleen jouw manier de juiste is. Controle moet ergens toe dienen.

Ontwikkeldoelen rond vertrouwen en controle

• Leren controleren op afspraken, kwaliteit en resultaat zonder verantwoordelijkheid van de ander over te nemen.
• Vertrouwen opbouwen op basis van ervaring, duidelijkheid en geconstateerde betrouwbaarheid.
• Medewerkers ruimte geven binnen heldere kaders zodat vrijheid niet ontaardt in vrijblijvendheid.

Veelgestelde vragen over vertrouwen en controle

Vertrouwen en controle worden vaak als tegenpolen voorgesteld. Maar goede controle kan juist helpen om vertrouwen op te bouwen, zolang controle niet verandert in betutteling of wantrouwen.

Wat betekent vertrouwen is goed, controle is beter?

De uitspraak suggereert dat je beter kunt controleren dan vertrouwen. Ik zie dat anders. Controle kan juist informatie geven waarop vertrouwen wordt gebouwd. Wanneer je herhaaldelijk constateert dat iemand zijn afspraken nakomt en zijn werk goed doet, ontstaat er een basis om meer los te laten.

Is controleren een teken van wantrouwen?

Nee. Controle kan nodig zijn voor kwaliteit, veiligheid, planning, verslaglegging of het nakomen van afspraken. Het wordt wantrouwend wanneer je overmatig controleert, geen ruimte meer geeft of voortdurend zoekt naar fouten.

Kun je iemand vertrouwen zonder te controleren?

Vertrouwen moet ergens op gebaseerd zijn. Dat kan eerdere ervaring zijn, kennis van iemand of eerdere resultaten. Blind aannemen dat iets wel goed zal gaan noem ik geen vertrouwen. Je moet geconstateerd hebben waarop jouw vertrouwen gebaseerd is.

Waarom kan te veel controle vertrouwen beschadigen?

Omdat de ander dan het gevoel krijgt dat je hem niet bekwaam, verantwoordelijk of betrouwbaar vindt. Wanneer iedere stap wordt gecontroleerd, ontstaat gemakkelijk onzekerheid, afhankelijkheid of irritatie. Overmatig controleren leidt tot wantrouwen.

Hoe combineer je vrijheid, verantwoordelijkheid en controle?

Maak vooraf duidelijke afspraken over taken, resultaten, bevoegdheden en terugkoppeling. Geef daarna voldoende ruimte om de taak zelfstandig uit te voeren en controleer op de afgesproken momenten wat nodig is. Zo blijft verantwoordelijkheid bij de medewerker liggen.