home / carriere / verbetertraject / disfunctioneren / ontslagaanvraag functioneren

Ontslag bij onvoldoende functioneren medewerker

Wanneer een medewerker onvoldoende functioneert, kan uiteindelijk de vraag ontstaan of werkgever en medewerker nog met elkaar verder kunnen. Maar dat is wat mij betreft nooit het vertrekpunt van een verbetertraject. Het eerste doel is duidelijkheid krijgen. Kan de medewerker zijn functioneren voldoende verbeteren? Past de functie nog? Is er misschien een andere plek binnen de organisatie die beter aansluit? Of ontstaat tijdens het traject uiteindelijk de conclusie dat afscheid de beste oplossing is? Een verbetertraject moet ruimte bieden voor al die uitkomsten en mag niet bij voorbaat een route zijn om iemand de organisatie uit te werken.

Niet jarenlang niets vastleggen en daarna ineens een dossier bouwen

Ik zie organisaties soms van het ene uiterste naar het andere uiterste gaan. Jarenlang wordt nauwelijks iets vastgelegd, gesprekken worden informeel gevoerd en feedback blijft ergens tussen neus en lippen hangen. Zodra het functioneren echt een probleem wordt, moet opeens alles op papier en wordt ieder gesprek onderdeel van het personeelsdossier. Dat vind ik een vreemde beweging. Vastlegging hoort niet alleen bij slechte tijden. Ook wanneer de arbeidsrelatie goed is, is het verstandig dat belangrijke afspraken, verwachtingen, feedback en evaluaties helder zijn. Niet omdat je alvast bezig bent met een eventueel afscheid, maar omdat werkgever en medewerker allebei moeten weten waar ze aan toe zijn.

Wat moet in ieder geval duidelijk zijn?

Wanneer het functioneren onvoldoende is, moet je terug kunnen naar concrete verwachtingen en afspraken. Wat hoort bij de functie? Wat wordt van de medewerker verwacht? Wat gaat volgens de werkgever onvoldoende? Is dat eerder besproken? Welke verbetering is nodig? En welke ondersteuning krijgt de medewerker daarbij? Hoe duidelijker je dit gedurende de arbeidsrelatie hebt besproken en vastgelegd, hoe kleiner de kans dat werkgever en medewerker later een totaal verschillend beeld hebben van wat er is gebeurd.

• De taken, verantwoordelijkheden en verwachtingen van de functie zijn duidelijk.
• Veranderingen in de functie of verwachtingen zijn besproken.
• Feedback over onvoldoende functioneren is tijdig en concreet gegeven.
• Verbeterpunten en afspraken zijn duidelijk vastgelegd.
• Er is besproken welke begeleiding of ondersteuning nodig is.
• De voortgang wordt regelmatig geëvalueerd en vastgelegd.
• Ook de werkgever komt gemaakte afspraken over ondersteuning en begeleiding na.

Een verbetertraject moet werkelijk gericht zijn op verbetering

Wanneer onvoldoende functioneren structureel wordt, kan een verbeterplan helpen om duidelijkheid te creëren. Daarin beschrijf je niet alleen wat onvoldoende gaat, maar vooral wat er anders moet, welke acties nodig zijn, welke ondersteuning wordt aangeboden en hoe je de voortgang gaat beoordelen. Het gaat dus niet om een verzameling verwijten uit het verleden. De kernvraag is: wat moet er vanaf nu gebeuren om het functioneren op het gewenste niveau te krijgen en krijgt de medewerker daar ook werkelijk een redelijke kans voor?

Gun de medewerker ook het proces

Dat vind ik minstens zo belangrijk als het papierwerk. Soms ziet een medewerker zelf nog onvoldoende dat zijn functioneren achterblijft. Dan kun je als werkgever wel vinden dat het overduidelijk is, maar voor de medewerker kan het beeld heel anders zijn. Een goed traject geeft iemand ook de gelegenheid om te begrijpen wat er speelt, feedback te verwerken en zelf te onderzoeken wat hij ermee kan. Misschien ontstaat gaandeweg het inzicht dat bepaalde dingen werkelijk anders moeten. Misschien ontdekt iemand dat hij bepaalde vaardigheden mist. En soms komt een medewerker uiteindelijk zelf tot de conclusie dat de huidige functie eigenlijk niet goed past. Ook dat proces moet je iemand kunnen gunnen.

De medewerker verbetert en werkgever en medewerker gaan samen verder

Dat is de eerste mogelijke uitkomst en misschien wel de meest voor de hand liggende wanneer je een verbetertraject werkelijk als verbetertraject inzet. De medewerker begrijpt wat er moet veranderen, krijgt passende ondersteuning en laat vervolgens voldoende ontwikkeling zien. Misschien waren verwachtingen eerder onvoldoende duidelijk, ontbraken bepaalde vaardigheden of was gerichte coaching nodig. Wanneer het functioneren daarna weer op niveau komt, kun je het traject afronden en samen verdergaan. Dan heeft het verbetertraject precies gedaan waarvoor het bedoeld is.

De medewerker blijft, maar in een andere functie of op een andere afdeling

Een tweede uitkomst kan zijn dat duidelijk wordt dat de medewerker wel degelijk kwaliteiten heeft, maar dat deze functie onvoldoende bij hem past. Dan heeft het weinig zin om eindeloos te blijven sleutelen aan iemand terwijl de functiematch het werkelijke probleem is. Onderzoek daarom ook of er binnen de organisatie een andere functie of afdeling is waar de medewerker beter tot zijn recht komt. Soms levert dat voor beide partijen een veel betere oplossing op: de organisatie behoudt een medewerker met waardevolle ervaring en de medewerker krijgt werk dat beter aansluit bij zijn capaciteiten en mogelijkheden.

De conclusie kan ook zijn dat afscheid beter is

Het kan natuurlijk ook gebeuren dat het functioneren onvoldoende verbetert, dat een andere passende functie niet voorhanden is of dat werkgever en medewerker samen tot de conclusie komen dat verdergaan niet verstandig is. Dan komt afscheid in beeld. Soms kunnen daar in overleg afspraken over worden gemaakt, bijvoorbeeld in een vaststellingsovereenkomst. Op dat moment moet wat wordt afgesproken natuurlijk goed geregeld worden, maar onze rol ligt niet bij de juridische afhandeling. Voor mij blijft vooral van belang dat de conclusie niet uit het niets ontstaat, maar het resultaat is van een zorgvuldig proces waarin duidelijk is geworden wat wel en niet mogelijk is.

Wanneer belangen uiteenlopen, wordt vastlegging belangrijker

Zolang werkgever en medewerker goed met elkaar in gesprek zijn, kunnen veel verschillen relatief eenvoudig worden besproken. Maar zodra belangen uiteen gaan lopen, verandert dat. De werkgever kan vinden dat iets al verschillende keren duidelijk is aangegeven, terwijl de medewerker zegt dat hij nooit heeft begrepen hoe ernstig de situatie was. De medewerker kan aangeven dat begeleiding is toegezegd, terwijl de leidinggevende zich dat anders herinnert. Dan wordt belangrijk wat daadwerkelijk is besproken en vastgelegd. Daarom zijn gespreksverslagen, afspraken en evaluaties niet alleen belangrijk wanneer het slecht gaat. Zorgvuldige vastlegging hoort bij de arbeidsrelatie, in goede én in slechte tijden.

Welke begeleiding heeft de medewerker nodig?

Onderdeel van een verbetertraject is ook de vraag wat de medewerker nodig heeft om daadwerkelijk te kunnen verbeteren. Wanneer kennis ontbreekt, kan scholing of een cursus passend zijn. Wanneer vaardigheden moeten worden ontwikkeld, kan training helpen. Soms is interne begeleiding voldoende en soms heeft een medewerker meer aan externe coaching. Het uitgangspunt is niet dat je zomaar begeleiding toevoegt omdat dat nu eenmaal bij een verbetertraject hoort. Je onderzoekt eerst waardoor het functioneren achterblijft en kiest vervolgens de ondersteuning die daarbij past.

Onderzoek ook of de functie nog past

Niet ieder probleem met functioneren kan worden opgelost door iemand harder te laten werken of beter zijn best te laten doen. Soms past de functie eenvoudigweg niet meer bij de medewerker. Misschien is de functie in de loop der jaren veranderd, zijn verantwoordelijkheden toegenomen of blijkt dat andere kwaliteiten nodig zijn dan iemand van nature meebrengt. Onderzoek daarom ook de functiematch. Wanneer daar de werkelijke oorzaak ligt, kan loopbaanbegeleiding helpen om te onderzoeken welk werk beter aansluit.

Outplacement wanneer vertrek de uitkomst wordt

Wanneer werkgever en medewerker uiteindelijk besluiten dat het beter is om uit elkaar te gaan, kan outplacement een logische vervolgstap zijn. Dan richt de aandacht zich niet meer op verbetering binnen de huidige functie, maar op de vraag welk werk wel past en hoe de medewerker de stap naar een nieuwe werkgever kan maken. Zeker na een moeizaam verbetertraject kan het belangrijk zijn om niet te blijven hangen in wat niet goed ging, maar opnieuw te kijken naar kwaliteiten, mogelijkheden en een passende volgende stap.

Het doel van een verbetertraject is duidelijkheid

Dat is voor mij uiteindelijk de kern. Een verbetertraject start je niet met de vooraf vaststaande conclusie dat iemand moet vertrekken. Je start het om duidelijk te krijgen of de medewerker zijn functioneren voldoende kan verbeteren en wat daarvoor nodig is. De uitkomst kan zijn dat werkgever en medewerker samen verdergaan. Het kan zijn dat iemand binnen dezelfde organisatie naar een andere functie of afdeling gaat. En het kan zijn dat uiteindelijk afscheid wordt genomen. Welke uitkomst het ook wordt, die moet ontstaan uit een zorgvuldig proces waarin verwachtingen, feedback, begeleiding, evaluatie en wederzijdse duidelijkheid centraal staan.

Veelgestelde vragen over onvoldoende functioneren en afscheid

Wanneer onvoldoende functioneren langer duurt, komen verbetering, functiematch en mogelijk afscheid steeds dichter bij elkaar te liggen. Hieronder beantwoord ik vijf vragen die daarbij vaak spelen.

Is ontslag het doel van een verbetertraject?

Nee. Een verbetertraject is bedoeld om duidelijkheid te krijgen over het functioneren en om de medewerker een echte mogelijkheid te geven om te verbeteren. Afscheid kan een uitkomst zijn, maar dat hoort niet bij voorbaat vast te staan.

Kan een medewerker na een verbetertraject gewoon blijven?

Ja. Wanneer de medewerker voldoende verbetert, kunnen werkgever en medewerker het traject afronden en samen verdergaan. Dat is een volwaardige en gewenste uitkomst van een verbetertraject.

Kan een andere functie ook een oplossing zijn?

Ja. Soms blijkt dat iemand onvoldoende functioneert in de huidige functie maar binnen een andere rol of afdeling juist goed tot zijn recht kan komen. Daarom is het belangrijk om ook naar de functiematch te kijken.

Waarom is vastlegging van gesprekken belangrijk?

Omdat werkgever en medewerker later verschillend kunnen terugkijken op wat is besproken. Door belangrijke feedback, afspraken en evaluaties vast te leggen, ontstaat voor beide partijen meer duidelijkheid en voorkom je dat alles afhankelijk wordt van herinneringen achteraf.

Wanneer komt outplacement in beeld?

Outplacement kan in beeld komen wanneer duidelijk wordt dat werkgever en medewerker niet samen verdergaan. De aandacht verschuift dan van verbetering in de huidige functie naar de kwaliteiten, mogelijkheden en volgende loopbaanstap van de medewerker.