home / persoonlijke ontwikkeling / timemanagement / tijdverspillers / multitasking

Multitasking: alles tegelijk doen

Multitasking is alles tegelijk doen. Taken waar je mee bezig bent, lopen dwars door elkaar. Dan ben je hiermee bezig en opeens ga je met iets totaal anders verder. Binnen de serie artikelen over tijdverspillers tijdens het werk is multitasking een herkenbaar patroon: je verdeelt jouw aandacht over meerdere taken, terwijl geen enkele taak jouw volledige aandacht krijgt.

Multitasking is bijvoorbeeld tv-kijken, volgen wat er op Facebook en Twitter gebeurt, de krant met een half oog lezen en ondertussen ook nog met iemand in gesprek zijn. Het lijkt alsof je veel tegelijk doet, maar in werkelijkheid springt jouw aandacht steeds van de ene activiteit naar de andere. Dat kost tijd, energie en concentratie.

Waarom is multitasking inefficiënt en ineffectief?

Multitasking is bijzonder ineffectief en heeft nadelige gevolgen voor jouw prestaties. Je moet voortdurend omschakelen in jouw hoofd door de vele verstoringen en stoorzenders. Uiteindelijk rond je minder af en krijgen jouw taken of projecten een langere doorlooptijd. Dat staat de voldoening in jouw werk behoorlijk in de weg.

Het lijkt zo handig om jouw aandacht over meerdere zaken tegelijk te verdelen, maar in feite is dat bij taken die concentratie vragen nauwelijks mogelijk. Jouw aandacht kan maar op één ding tegelijk volledig gericht zijn. Probeer maar eens een diepgaand gesprek te voeren terwijl je autorijdt. Op een rustige weg in een buurt die je kent, zal dat misschien nog gaan. Het wordt lastiger wanneer de auto een andere bediening heeft dan je gewend bent en je in het spitsuur door een onbekende stad rijdt.

Jouw aandacht springt dan voortdurend heen en weer tussen de ene taak en de andere. Je neemt niet de tijd om je werkelijk te focussen en iedere wisseling vraagt opnieuw mentale energie. Daardoor werk je minder zorgvuldig, raak je sneller vermoeid en kost dezelfde hoeveelheid werk uiteindelijk meer tijd.

Wat gebeurt er wanneer je steeds tussen taken schakelt?

Wanneer je jouw aandacht van de ene taak naar de andere verplaatst, moet je steeds opnieuw bepalen waar je was, wat je wilde doen en welke informatie belangrijk is. Dat merk je vooral bij ingewikkelde werkzaamheden, zoals schrijven, analyseren, plannen of een gesprek voeren waarin je werkelijk moet luisteren. Een korte onderbreking lijkt soms onschuldig, maar daarna kost het tijd om de draad weer op te pakken. Wanneer dit gedurende de dag vaak gebeurt, raakt jouw werk versnipperd. Je bent voortdurend bezig, maar hebt aan het einde van de dag toch het gevoel dat weinig werkelijk is afgerond.

Multitasking, stoorzenders en onderbrekingen

Multitasking ontstaat niet alleen doordat je zelf meerdere taken tegelijk wilt doen. Ook meldingen, telefoontjes, collega’s en onverwachte vragen trekken jouw aandacht steeds weg. Zulke stoorzenders en onderbrekingen tijdens het werk maken het moeilijk om langere tijd bij één taak te blijven. Je kunt jezelf bovendien storen. Misschien controleer je uit gewoonte jouw inbox, pak je jouw telefoon zodra een taak lastig wordt of begin je alvast aan iets nieuws voordat je het vorige hebt afgerond. Daarmee creëer je jouw eigen versnippering.

Gebrek aan focus en concentratie

Multitasking hangt vaak samen met een gebrek aan focus en concentratie tijdens het werk. De waan van de dag regeert en je hebt zelf steeds minder regie over jouw tijd en taken. Je reageert vooral op wat binnenkomt, in plaats van bewust te kiezen waaraan je aandacht geeft.

Dat betekent niet automatisch dat je jezelf niet kunt concentreren. Het kan ook betekenen dat jouw werk onvoldoende is afgebakend, dat je te veel openstaande taken hebt of dat anderen voortdurend toegang hebben tot jouw aandacht. Concentratie vraagt daarom niet alleen wilskracht, maar ook duidelijke keuzes en een werkomgeving waarin je een taak daadwerkelijk kunt afmaken.

Waarom voelt multitasking toch productief?

Multitasking kan een gevoel van drukte en snelheid geven. Je beantwoordt berichten, schakelt tussen projecten en reageert op vragen. Daardoor lijkt het alsof je veel voor elkaar krijgt. Toch zegt druk bezig zijn weinig over de voortgang van jouw belangrijkste taken.

Kleine werkzaamheden geven vaak snel resultaat. Een e-mail beantwoorden of een kort verzoek afhandelen voelt direct afgerond, terwijl een grotere taak meer rust en inspanning vraagt. Daardoor kun je ongemerkt blijven kiezen voor korte prikkels en snelle resultaten, terwijl belangrijk werk blijft liggen.

Wat zijn de gevolgen van multitasking?

Wanneer multitasking een vast patroon wordt, heeft dat gevolgen voor jouw tijd, kwaliteit en energie. Je werkt niet alleen langzamer, maar moet ook vaker herstellen van fouten, opnieuw lezen of opnieuw beginnen.

• Je hebt meer tijd nodig om taken af te ronden.
• Je maakt gemakkelijker fouten.
• Je verliest sneller het overzicht.
• Je raakt eerder vermoeid.
• Je ervaart minder voldoening omdat taken blijven openstaan.
• Je hebt moeite om diep en geconcentreerd te werken.
• Je laat je werkdag steeds meer bepalen door onderbrekingen.

Hoe kun je minder multitasken?

Minder multitasken begint met het maken van duidelijke keuzes. Bepaal vooraf welke taak jouw aandacht krijgt en zorg dat je gedurende een bepaalde periode niet voortdurend hoeft te schakelen. Het doel is niet dat je nooit meer wordt onderbroken, maar dat je jouw werkdag minder laat versnipperen.

• Werk zoveel mogelijk aan één taak tegelijk.
• Gebruik jouw primetime, het moment waarop je de meeste energie hebt, voor werk dat veel concentratie vraagt.
• Schakel jouw e-mailprogramma en onnodige meldingen tijdelijk uit.
• Leg jouw telefoon buiten handbereik wanneer je geconcentreerd wilt werken.
• Plan vaste momenten voor e-mail, berichten en korte vragen.
• Maak een duidelijke planning voor jouw taken en projecten.
• Rond een taak of een logisch onderdeel af voordat je aan iets nieuws begint.
• Noteer nieuwe taken zonder er direct aan te beginnen.
• Maak afspraken met collega’s over momenten waarop je niet gestoord wilt worden.

Van multitasken naar bewust schakelen

Niet iedere wisseling tussen taken is verkeerd. In sommige functies moet je reageren op vragen, incidenten of onverwachte situaties. Het verschil zit in bewust schakelen. Wanneer je zelf bepaalt dat je een taak tijdelijk onderbreekt en vastlegt waar je bent gebleven, behoud je meer regie dan wanneer iedere melding jouw aandacht direct overneemt.

Bewust schakelen betekent dat je keuzes maakt, grenzen stelt en weet wanneer je terugkeert naar jouw oorspronkelijke taak. Daarmee voorkom je dat jouw werkdag verandert in een aaneenschakeling van losse fragmenten.

Veelgestelde vragen over multitasking

Hieronder vind je antwoorden op veelgestelde vragen over multitasking, voortdurend schakelen, concentratieverlies en het bewuster organiseren van jouw werk.

Kun je werkelijk meerdere taken tegelijk uitvoeren?

Bij eenvoudige en automatische handelingen lukt dat soms, maar bij taken die aandacht vragen schakel je meestal snel tussen verschillende activiteiten. Dat schakelen kost tijd en mentale energie.

Waarom maakt multitasking mij moe?

Iedere wisseling vraagt opnieuw aandacht. Je moet steeds bepalen waar je was en wat je wilde doen. Wanneer dit vaak gebeurt, raakt jouw brein sneller vermoeid en wordt het moeilijker om geconcentreerd te blijven.

Is multitasking altijd verkeerd?

Nee. Sommige eenvoudige taken kunnen naast elkaar bestaan, zoals wandelen en luisteren naar muziek. Het wordt vooral ineffectief wanneer twee of meer taken tegelijk jouw bewuste aandacht vragen.

Waarom voelt multitasking productief?

Je doet veel kleine dingen en krijgt daardoor voortdurend het gevoel dat je bezig bent. Dat zegt echter niet automatisch dat je voortgang boekt op de taken die werkelijk belangrijk zijn.

Wat helpt om minder tussen taken te schakelen?

Kies één taak, werk in een afgebakend tijdsblok, schakel meldingen uit en noteer nieuwe taken zonder er meteen aan te beginnen. Daarmee houd je jouw aandacht langer bij het gekozen werk.

Hoe pak ik na een onderbreking de draad sneller weer op?

Noteer voordat je stopt kort waar je bent gebleven en wat de eerstvolgende stap is. Daardoor hoef je na de onderbreking minder tijd te besteden aan het reconstrueren van jouw gedachtegang.