Loading ...

Direct informatie? 0528 23 60 30

Of mail naar planning@desteven.nl

Prioriteiten stellen of leren prioriteren

Vind je prioriteiten stellen moeilijk? Misschien kan ik je wat verder helpen door dit artikel. Prioriteren kun je leren, zeg ik vaak. Sterker nog: je doet het al de hele dag. Wie geen prioriteiten stelt, stelt ook prioriteiten. En bovendien: je vergeet je zonnebril eerder dan je autosleutels denk ik. Waarom? Je weet wel dat je zonder autosleutels niet ver komt. Dus onbewust prioriteer je vaak ook al.

Wat is prioriteren?

Prioriteren komt vanuit het Latijnse woord ‘Prior’. Dat betekent voorrang verlenen aan wat belangrijk is of voorrang verlenen aan wat het belangrijkste is. Wat belangrijk is, moet eerst. Prioriteiten stellen is keuzes maken. Dat lukt alleen wanneer je overzicht en inzicht hebt in jouw taken. Zonder overzicht op wat er moet gebeuren, kom je nergens.

Waarom is prioriteiten stellen moeilijk?

Ik stel de vraag vaak aan deelnemers van de training timemanagement. Waarom is het voor jou moeilijk om prioriteiten te stellen? Antwoorden die ik krijg:

  • Ik wil altijd alles tegelijk doen
  • Ik meen dat alles direct moet
  • Ik kan moeilijk onderscheiden wat belangrijk is en wat minder belangrijk is
  • Ik heb geen overzicht op wat er moet gebeuren
  • Ik gun me er geen tijd voor en dus begin ik maar ergens

Gevolg: het is te veel, te groots en er komt niets van terecht.

Keuzes maken

Training timemanagement

Wil je een training timemanagement volgen? Dat kan individueel en in de groep! Bekijk alvast de leerdoelen timemanagement!

Training timemanagement

Doe de test!

Wil je snel jouw leerdoelen ontdekken wanneer het over effectief tijdbeheer gaat? Doe de online test en je krijgt gratis een rapport in jouw mailbox. Wil je direct van start gaan? Klik dan op onderstaande link!

Doe de online test!

E-book: hoe ga je met jouw tijd om?

Wil je echt anders met je tijd omgaan? Ben je bereid om fundamentele keuzes te maken? Wil je leren om stress of uitputting te voorkomen? Dan is dit een selfmade boek die je daarbij kan ondersteunen.

E-book: hoe ga je met je tijd om?

Je doet het onbewust al

Ik zei al dat je altijd prioriteert. Wanneer je de dag begint met het schrijven van een offerte, dan doe je niet iets anders. Dus blijkbaar vind je die offerte het meest belangrijk. Onbewust heb je er al prioriteit aan gegeven. Is dat verkeerd dan? Daarover oordeel ik niet. Dat weet je zelf namelijk. Punt is: heb je die vraag ook gesteld aan jouw klant. De vraag wanneer de klant de offerte uiterlijk nodig heeft. Verwacht de klant vandaag antwoord of verwacht de klant de offerte pas over drie dagen?

Prioriteren is dus eigenlijk: ‘de juiste dingen op het juiste moment doen’. Maar wat is juist? Jij bent de enige die dat kan beoordelen eventueel samen met de eisen die de organisatie aan jou stelt.

Wat is belangrijk?

De vraag wat belangrijk is, is de belangrijkste vraag die je kunt stellen bij het stellen van prioriteiten. Als alles belangrijk is, is niks belangrijk namelijk. Als alles eerst moet, kun je alles ook wel het laatst doen. Maar wanneer is iets belangrijk? Ik noem een paar kenmerken:
Het is een taak die hoort bij jouw kerntaken: het is dus essentieel voor jouw functioneren dat dit gebeurt
Het is belangrijk voor jouw organisatie: er ontstaat schade of er ontstaat een probleem wanneer je het niet doet

Wat is urgent?

Een tweede wegingsfactor is urgentie. De vraag is dus: moet het nu of hoe dringend is het? Ik zie dat er meerdere definities worden gebruikt. De een zegt: urgent is, dat het vandaag klaar moet. De ander stelt het wat ruimer: urgent is, dat het deze week klaar moet zijn.

Eisenhowermatrix: urgent en belangrijk

Een handig hulpmiddel is de tool die verwijst naar de Amerikaanse president Eisenhower. Ik weet eerlijk gezegd niet eens of hij deze tool heeft ontworpen. Maar ik heb weleens uitspraken van Dwight Eisenhower gelezen in de trant van: ‘ik heb twee soorten problemen, urgente en belangrijke. De belangrijke zijn nooit urgent en de urgente zijn niet belangrijk’. Prioriteren begint met een actielijst maken waarop je alle taken inventariseert. Daarna kun je het Eisenhowerschema hanteren. Ik maak dan onderscheid tussen belangrijk en urgent. Samengevat:

  • Belangrijk: Het moet afgerond worden, als je het niet doet, ontstaan er problemen. Belangrijke taken horen vaak bij de kern van jouw functie.
  • Onbelangrijk: Het heeft geen ernstige gevolgen wanneer je deze actie niet uitvoert.
  • Urgent: Het moet vandaag, c.q. deze week gebeuren.
  • Niet urgent: Het maakt niet uit wanneer je de taak uitvoert

Keuzes maken

Prioriteiten stellen betekent: keuzes maken. Eerst moet je vaststellen: wat is belangrijk en wat is urgent, wat is niet belangrijk en wat is niet urgent.

  • Urgent en belangrijk (prio 1)

    Taken van prioriteit 1 zijn urgent en belangrijk: dus direct doen. Deze taken krijgen altijd voorrang. Voorbeelden: dringende zaken, vraagstukken of problemen, crisissituaties en alle werkzaamheden waar een deadline aan vastzit.

  • Belangrijk maar niet urgent (prio 2)

    Taken van prioriteit 2 zijn belangrijk maar niet urgent. Je hebt nog even de tijd dus. Plan het in en begin er tijdig mee. Daarbij kun je denken aan voorbereidingen voor het volgende jaar of voor vergaderingen, beleidsontwikkeling, ontwikkeling visie en strategie, relatiebeheer en relatieonderhoud, planning voor de komende maanden.

  • Urgent maar niet belangrijk (prio 3)

    Taken van prioriteit 3 zijn urgent maar niet belangrijk. De urgentie kan ervoor zorgen dat het vandaag moet gebeuren anders hoef je het niet meer te doen. Daarbij kun je denken aan vergaderingen die er minder toe doen, telefoongesprekken waar jezelf niet op zit te wachten, sommige e-mails of poststukken die er niet zo doen. Voorbeeld: je bent benaderd voor een marktonderzoek en je wilt er wel aan meedoen. Voor jou is het niet zo belangrijk maar je hebt nog een dag om te reageren. Morgen ben je te laat.

Prioriteiten stellen

  • Niet belangrijk en niet urgent (prio 9)

    Taken van prioriteit 9 zijn niet belangrijk en niet urgent. Dat kan de zoveelste vertegenwoordiger zijn die jou belt voor een afspraak terwijl je er geen belang bij hebt. Maar ook andere onbeduidende zaken, sommige telefoongesprekken of nutteloze vergaderingen. Niet doen dus!

Moet ik dit nu doen?

Wanneer je de matrix weinig aanspreekt, kun je ook nog een andere methode gebruiken. Aan de hand van een aantal vragen kun je ook prioriteiten stellen namelijk. Ik leg het uit:

  • MOET ik dit nu doen?

    Is deze actie of taak zo belangrijk dat het moet gebeuren? Dan is het dus belangrijk. Er hangt blijkbaar wat vanaf. Ik leg het ook weleens uit met de vraag: ‘Wil ik dit?’.

  • Moet IK dit nu doen?

    Ben jij diegene die het moet doen? Of kun je de taak uitbesteden? Kun je de taak delegeren?

  • Moet ik DIT nu doen?

    Nu ligt de klemtoon op DIT. Omschrijf eens wat DIT is! Dat kan je helpen. Je maakt de taak dan specifieker. Als ik zeg dat ik de tuin wil renoveren dan ben ik redelijk algemeen qua bewoordingen. Maar specificeer de lijst maar eens. Dan krijg je bijvoorbeeld:

    • Oriënteren op geschikte hovenier
    • Tuinontwerp laten maken
    • Beplanting uitzoeken
    • Groeischema en bloeischema maken
  • Moet ik dit NU doen?

    De klemtoon ligt op NU. Als het nu moet dan is er urgentie dus.

  • Moet ik dit nu DOEN?

    Ja die laatste klemtoon ligt op DOEN. Ondeugend heb ik de neiging om het te veranderen in: moet ik dit nu doen of moet ik nu laten? Of aangescherpt: moet ik dit nu DOEN of moet ik dit LATEN DOEN? Maar dit grijpt terug op IK.

Samenvattend

De vraag ‘moet ik dit nu doen’ kan je helpen bij het stellen van prioriteiten. Ik zet het even voor je onder elkaar.

  • MOET ik dit nu doen? Is het antwoord JA? Dan moet het echt gebeuren dus en is het belangrijk blijkbaar! Als het antwoord JA is, kom ik bij de tweede vraag.
  • Moet het NU? Is jouw antwoord dat het NU moet gebeuren? Dan is het dus ook URGENT. En dat brengt me naar vraag 3.
  • Moet JIJ het doen? Is het onvermijdelijk dat jij het moet doen? Kun je het niet uitbesteden, delegeren of aan een ander overlaten? Als het antwoord is: NEE dat kan niet, dan weet je wat je te wachten staat.

De planning

Wanneer je de lijst met prioriteiten klaar hebt, kun je overgaan tot de planning van taken. Eerder niet! Plannen betekent: je probeert de taken weg te zetten in de tijd!

Van reactief naar proactief

Wanneer je alle taken hebt geprioriteerd, heb je inzicht hoe je er werkelijk voor staat. Eerder niet!

  • Hoeveel taken heb je in de categorie 1 (prio 1)?
  • Hoeveel taken heb je in de categorie 2 (prio 2)?
  • Hoeveel taken heb je in de categorie 3 (prio 3)?
  • Hoeveel taken heb je in de categorie 9 (prio 9)?

Hoe meer taken je hebt in categorie 1 (hoogste prioriteit) hoe reactiever je bent. Of je hebt het te druk: dat kan ook! Wanneer je proactief bent, krijg je de meeste taken in categorie 2. Ze zijn wel belangrijk, maar niet urgent. Je werkt namelijk vooruit.

Training timemanagement

Wij bieden coaching & training gericht op timemanagement voor iedereen die effectiever met zijn tijd wil omgaan.

Training timemanagement

Auteur

Dit artikel is geschreven door Jan Stevens.

Jan Stevens


Nieuw in de webshop

Bestel dit Ebook via de webshop! Titel: Jezelf kwijtraken & jezelf hervinden

Ebook jezelf kwijtraken

Meer informatie

Webinar terugkijken: ontdek jouw kwaliteiten en talenten

Wil je de webinar terugkijken over het ontdekken van jouw kwaliteiten en talenten? Onderwerpen:

  • Wat is talent?
  • Wat zijn kernkwaliteiten?
  • Indeling van kwaliteiten
  • Zelfvertrouwen en kwaliteiten
  • Kwaliteiten in de koelkast
  • Jouw kwaliteiten ontdekken

Schrijf je meteen in en na betaling van € 12,50 krijg je meteen toegang.

Webinar kwaliteiten

Meer informatie

Authentiek communiceren

Wil je werken aan jouw communicatie? E-book authentiek communiceren is te bestellen via de webshop!

ebook communicatie

Meer informatie

Onze nieuwsbrief

Ben jij leer- en nieuwsgierig? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief!
Met jouw aanmelding ga je akkoord met onze privacyverklaring en het ontvangen van onze nieuwsbrief. Je kunt je natuurlijk op elk moment weer afmelden.

Wil je onze nieuwsbrief ontvangen?

Op de hoogte blijven van onze nieuwste workshops, webinars of artikelen die wij plaatsen? Abonneer je op onze (gratis) nieuwsbrief!

Telefonisch contact? Heb je vragen? Bel ons op 0528 23 60 30 en vraag naar Monique van Nuil.