home / leiderschapsontwikkeling / modern leiderschap / kernwaarden / transparant

Transparant en transparantie

Transparant zijn kan een belangrijke kernwaarde van jouw organisatie zijn. Simpel gezegd betekent het dat je helder en doorzichtig bent in plannen, bedoelingen, visie, missie en verwachtingen. Geen onnodige geheimen, verborgen agenda's of bijbedoelingen. Klinkt prachtig. Maar juist daarom moeten we oppassen. Transparantie is zo'n woord waar bijna niemand tegen is en waar iedereen ondertussen iets anders mee kan bedoelen.

Het moet veelbesproken zijn!

Juist omdat het woord weinigzeggend is, moet je er veel over praten. Wat verstaan wij samen onder transparant zijn? Bedoelen wij hetzelfde? Waar geen woorden voor waren, waar alleen beelden en aannames zaten die we onbewust meedragen, moet je taal aan geven. En als transparantie werkelijk een kernwaarde is, dan ga je dat gesprek samen aan.

Dat vind ik sowieso belangrijk bij kernwaarden. Het woord zelf is nooit genoeg. De vraag is welk gedrag erbij hoort. Wat doen wij dan wel? Wat doen wij niet? Waar spreken we elkaar op aan? Wanneer vinden wij dat iemand transparant handelt en wanneer juist niet?

Wat betekent transparantie?

Ik geef mijn eigen perceptie bij de kernwaarde transparant. Voor mij gaat het onder andere over open communicatie, benaderbaarheid, aanspreekbaarheid en bereidheid om uit te leggen waarom je doet wat je doet. Niet omdat iedereen overal recht op heeft, maar omdat je niet onnodig in mist, geheimzinnigheid of dubbelzinnigheid wilt werken.

• We communiceren open en duidelijk.
• We zijn toegankelijk en benaderbaar.
• We hebben geen achterkamerpolitiek.
• We zijn aanspreekbaar op ons gedrag, onze keuzes en onze beslissingen.
• We verantwoorden ons handelen naar elkaar en blijven bereid dat te doen.
• We werken niet met verborgen agenda's.
• We zijn duidelijk over verwachtingen en belangen.
• We zeggen wat relevant is voordat de ander het achteraf via-via moet horen.

Open communicatie betekent niet dat je ramen en deuren openzet

"We communiceren open." Ook zo'n mooi begrip. Betekent dat dat je alle deuren en ramen openzet? Nee. Open communicatie betekent voor mij vooral dat je toegankelijk en benaderbaar bent, dat mensen vragen kunnen stellen en dat belangrijke informatie niet onnodig wordt achtergehouden. Wanneer er besluiten worden genomen die medewerkers raken, mogen zij weten wat er speelt, waarom bepaalde keuzes worden gemaakt en wat dat voor hen betekent.

Dat betekent niet dat iedereen op ieder moment alles hoeft te weten. Transparantie vraagt juist ook om onderscheidingsvermogen. Sommige informatie is vertrouwelijk, persoonlijk of nog niet rijp om te delen. Openheid is dus niet hetzelfde als alles zonder filter op tafel gooien.

Geen verborgen agenda's

Een belangrijk onderdeel van transparantie is dat mensen niet voortdurend hoeven te raden wat er werkelijk speelt. Wanneer jij een gesprek voert met een medewerker maar ondertussen al besloten hebt dat zijn functie verdwijnt, dan is het nogal wrang om te doen alsof je alleen vrijblijvend wat toekomstmogelijkheden bespreekt. Of wanneer je in een vergadering instemt met een voorstel terwijl je achteraf alsnog alles probeert terug te draaien, dan klopt er iets niet.

Transparantie betekent niet dat je ieder gevoel of iedere gedachte onmiddellijk moet delen. Wel dat jouw werkelijke bedoeling niet haaks staat op het verhaal dat je naar buiten brengt.

Aanspreekbaar zijn op keuzes

Transparantie betekent voor mij ook dat je aanspreekbaar bent op keuzes en besluiten. Je hoeft niet iedereen zijn zin te geven en je hoeft ook niet ieder besluit gezamenlijk te nemen. Maar wanneer iemand vraagt waarom je voor A hebt gekozen en niet voor B, moet je daar in redelijkheid iets over kunnen uitleggen.

Dat geldt zeker voor leidinggevenden. "Omdat ik het zeg" kan soms voldoende zijn wanneer er direct gehandeld moet worden, maar het is geen sterke basis voor een cultuur van transparantie. Mensen hoeven het niet altijd met een besluit eens te zijn om het wel te kunnen begrijpen.

Verantwoording afleggen hoort erbij

Wie transparantie als kernwaarde kiest, kiest automatisch ook een beetje voor verantwoording. Wat heb je gedaan? Waarom heb je dat zo gedaan? Welke afweging zat erachter? Wat ging goed en wat niet? Dat vraagt geen eindeloze verantwoordingsdrift, maar wel de bereidheid om jouw handelen niet onnodig af te schermen.

Daar zit ook iets van gelijkwaardigheid in. Een leidinggevende heeft misschien meer beslissingsbevoegdheid, maar hoeft zich daarom niet boven iedere vraag verheven te voelen. Aanspreekbaarheid is geen aantasting van gezag. Het kan gezag juist geloofwaardiger maken.

Transparantie zonder vertrouwen werkt niet

Openheid vraagt vertrouwen. Wanneer iedere fout, twijfel of onhandige uitspraak onmiddellijk tegen je wordt gebruikt, gaan mensen vanzelf minder delen. Dan kun je op papier transparantie als kernwaarde hebben, terwijl iedereen in de praktijk vooral leert voorzichtig te zijn.

Transparantie groeit dus niet alleen door medewerkers te vertellen dat zij opener moeten communiceren. De cultuur moet het ook verdragen. Kun je een fout melden? Kun je zeggen dat je iets niet weet? Kun je aangeven dat je twijfelt aan een plan? Kun je een afwijkende mening geven zonder dat je daar later op wordt afgerekend? Daar wordt het interessant.

Transparantie is niet hetzelfde als totale openbaarheid

Daar zit een belangrijke grens. Soms wordt transparantie uitgelegd alsof alles altijd voor iedereen zichtbaar moet zijn. Dat vind ik te gemakkelijk. Er is informatie die vertrouwelijk moet blijven. Personeelszaken, medische informatie, persoonlijke omstandigheden, onderhandelingen of strategische onderwerpen kunnen goede redenen hebben om niet volledig openbaar te zijn.

Transparantie betekent voor mij dus niet dat privacy en vertrouwelijkheid verdwijnen. Het betekent dat je duidelijk bent over wat je wel kunt delen, wat niet en waarom niet. Ook daarin kun je transparant zijn.

De valkuil: alles delen zonder na te denken

Je kunt ook in transparantie doorslaan. Dan wordt iedere gedachte meteen gedeeld, iedere tussenstand rondgestuurd en ieder overleg volledig opengegooid. Voor je het weet krijgt iedereen meer informatie dan hij kan verwerken en weet niemand meer wat werkelijk belangrijk is.

Transparant betekent dus niet informatiestort. Goede transparantie helpt mensen begrijpen wat relevant is. Slechte transparantie kan net zo goed verwarring veroorzaken doordat er zoveel wordt gedeeld dat niemand nog onderscheid kan maken tussen hoofdzaak en bijzaak.

Transparantie en duidelijkheid horen bij elkaar

Daarom hoort transparantie voor mij ook bij duidelijkheid. Iemand kan heel veel vertellen en toch weinig duidelijk maken. Een rapport van zestig pagina's kan technisch gezien volledig open zijn, terwijl niemand begrijpt wat de conclusie is. Transparantie vraagt dus niet alleen dat je informatie deelt, maar ook dat je begrijpelijk communiceert.

Wat is het besluit? Wat betekent dat? Wat verwachten we nu van elkaar? Welke zaken staan nog open? Wanneer weten we meer? Dat zijn vragen waar mensen meestal meer aan hebben dan aan een enorme hoeveelheid achtergrondinformatie zonder richting.

Transparantie en gezamenlijkheid

Wanneer mensen samen verantwoordelijkheid dragen, helpt transparantie om die gezamenlijkheid mogelijk te maken. Je kunt moeilijk samen ergens voor staan wanneer belangrijke informatie maar bij een paar mensen blijft hangen. Als de ene helft van een team niet weet wat de andere helft besloten heeft, ontstaat al snel wantrouwen of frustratie.

Dat betekent niet dat iedereen bij ieder besluit betrokken hoeft te zijn. Wel dat mensen de informatie krijgen die zij nodig hebben om hun verantwoordelijkheid te kunnen nemen.

Achterkamerpolitiek werkt ondermijnend

Transparantie verdwijnt snel wanneer belangrijke besluiten vooral buiten de formele gesprekken om worden genomen. Natuurlijk overlegt iedereen wel eens tussendoor en dat hoeft helemaal niet verkeerd te zijn. Maar wanneer mensen tijdens een vergadering zogenaamd nog mogen meepraten terwijl de werkelijke beslissing al lang in een achterkamertje genomen is, wordt het toneel.

Dat voelen mensen meestal behoorlijk snel. En zodra zij het gevoel krijgen dat de echte gesprekken toch ergens anders plaatsvinden, neemt de bereidheid af om nog open mee te doen.

Wat vraagt transparantie van leiderschap?

Leidinggevenden hebben hierin een bijzondere rol. Zij beschikken vaak over meer informatie dan medewerkers en moeten voortdurend afwegen wat gedeeld kan worden, wat gedeeld moet worden en wat nog niet gedeeld mag worden. Dat is niet altijd eenvoudig. Soms weet je dat er iets speelt terwijl je er vanwege vertrouwelijkheid nog niets over kunt zeggen.

Juist dan helpt duidelijkheid. Je kunt soms zeggen: "Ik begrijp dat jullie vragen hebben. Er speelt inderdaad iets, maar ik kan daar op dit moment nog niet volledig op ingaan." Dat is vaak transparanter dan doen alsof er helemaal niets aan de hand is terwijl iedereen merkt dat dat niet klopt.

Hoe ga je met deze kernwaarde aan de slag?

Laat ieder teamlid eens opschrijven wat hij of zij onder transparantie verstaat. Je zult waarschijnlijk ontdekken dat de antwoorden behoorlijk uiteenlopen. De één denkt vooral aan informatie delen, de ander aan eerlijkheid, een derde aan aanspreekbaarheid en weer iemand anders aan geen verborgen agenda's hebben. Vervolgens ga je het gesprek aan. Waar zijn we het over eens? Welk gedrag past hierbij? Waar ligt de grens? Wat betekent transparantie in onze dagelijkse praktijk?

Daar ontstaat de werkelijke waarde. Niet doordat je met elkaar besluit dat transparantie een prachtig woord is, maar doordat je samen taal geeft aan wat je bedoelt en elkaar daar vervolgens ook op kunt aanspreken.

Wanneer leeft transparantie werkelijk?

Niet wanneer het woord op de website staat en medewerkers belangrijke besluiten via de wandelgangen horen. Niet wanneer "open communicatie" wordt geroepen maar kritische vragen als lastig worden ervaren. En ook niet wanneer leidinggevenden volledige openheid van medewerkers verwachten terwijl zij zelf hun kaarten voortdurend tegen de borst houden.

Transparantie leeft wanneer mensen weten waar ze aan toe zijn, belangrijke bedoelingen niet verborgen blijven, vragen gesteld mogen worden en keuzes in redelijkheid uitgelegd kunnen worden. Niet alles hoeft openbaar. Niet alles hoeft gedeeld. Maar wat je zegt moet wel kloppen met wat je werkelijk bedoelt. En dan zijn we ineens een stuk verder dan een mooi woord aan de muur.

Veelgestelde vragen over transparantie als kernwaarde

Transparantie roept vooral vragen op op momenten waarop openheid en vertrouwelijkheid met elkaar botsen. Juist dan wordt zichtbaar hoe volwassen een organisatie met deze waarde omgaat.

Moet een leidinggevende altijd alles met medewerkers delen?

Nee. Sommige informatie is vertrouwelijk of kan nog niet gedeeld worden. Transparantie betekent wel dat je niet onnodig geheimzinnig doet en duidelijk kunt aangeven waarom bepaalde informatie op dat moment niet gedeeld wordt.

Wat doe je wanneer openheid tot onrust kan leiden?

Dan moet je zorgvuldig communiceren. Informatie verzwijgen om onrust te voorkomen kan later juist meer wantrouwen veroorzaken. Tegelijk is het onverstandig om halve of onzekere informatie als voldongen feit te brengen. Leg uit wat je weet, wat je nog niet weet en wanneer er meer duidelijkheid komt.

Kan transparantie botsen met privacy?

Ja, en privacy kan dan een goede reden zijn om informatie niet te delen. Transparantie geeft niemand automatisch recht op persoonlijke informatie van een collega. Je kunt wel helder zijn over het proces zonder vertrouwelijke details prijs te geven.

Wat doe je wanneer iemand transparantie gebruikt als excuus om alles maar te zeggen?

Dan wordt openheid verward met grenzeloosheid. Niet iedere gedachte hoeft uitgesproken te worden en niet iedere informatie is relevant. Transparante communicatie vraagt ook tact, timing en verantwoordelijkheid voor het effect van jouw woorden.

Hoe merk je dat een organisatie niet transparant is?

Vaak ontstaan veel geruchten en wandelgangengesprekken. Mensen weten niet waarom besluiten worden genomen, krijgen verschillende verhalen te horen of ontdekken belangrijke informatie pas achteraf. Wanneer medewerkers structureel moeten raden wat er werkelijk speelt, ontbreekt meestal transparantie.