Hoe schep je de juiste voorwaarden voor delegeren?
Voorwaarden scheppen bij delegeren is een leerdoel voor leidinggevenden binnen de training Delegeren en loslaten. Waarom? Omdat het voorkomt dat medewerkers zich verschuilen achter excuses zoals: "Ja, maar dat wist ik niet!"
Verantwoordelijkheid nemen: wie weet wat?
Een veelgehoorde reactie in organisaties wanneer iets misloopt: "Dat wist ik niet!" Maar als jij een taak hebt gedelegeerd, moet je dan niet kunnen vertrouwen op jouw medewerker? Zou je niet mogen aannemen dat het goed komt?
Nee, is mijn antwoord. Aannemers nemen aan. Jij moet weten. Want jij bent eindverantwoordelijk.
Hoe kun jij je rol goed uitoefenen als je alleen maar gelooft, denkt of aanneemt? Dat werkt niet. Delegeren betekent niet dat je je informatieplicht verliest. Ook als taken en verantwoordelijkheden lager in de organisatie liggen, ben jij nog steeds degene die aan tafel zit als het misgaat.
Doe de leiderschapstest
Wil je inzicht in jouw natuurlijke stijl van leidinggeven (online test)? Wil je weten waar jouw individuele leiderschapskwaliteiten liggen?
Wil je jouw persoonlijke ontwikkeldoelen leren kennen?
Training delegeren
Bekijk de training delegeren en loslaten voor leidinggevenden en managers. Zowel individueel aanbod als groepstraining wanneer meerdere leidinggevenden uit jouw organisatie deze training willen volgen.
Voorwaarden: afspreken, bespreken, aanspreken op.....
Als eindverantwoordelijke heb je informatie nodig. Ook over gedelegeerde taken. Je kunt pas leidinggeven als je weet hoe het loopt.
Daarom maak je duidelijke afspraken:
- Hoe je geïnformeerd wilt worden.
- Wanneer je geïnformeerd wilt worden.
- Waarover je geïnformeerd moet worden.
Dat is geen wantrouwen. Dat is professioneel leiderschap
Hoe creëer je wederzijds commitment bij delegeren?
Delegeren werkt pas écht goed als er sprake is van wederkerigheid. Jij draagt over, de ander neemt aan. Maar dat gebeurt niet vanzelf. Het vraagt om een gedeeld eigenaarschap. Niet alleen jij moet weten, ook de ander moet willen weten. En willen dragen.
Wanneer je de voorwaarden helder hebt geschetst, is de volgende stap: checken of de ander zich daadwerkelijk verbindt aan de taak. Dat betekent: ruimte voor vragen, expliciet benoemen van verantwoordelijkheden en bovenal: de taak niet half overdragen. Geen losse eindjes. Geen grijze gebieden. Alleen dan ontstaat er commitment dat wederzijds is. Lees ook: wat is commitment?
Praktijkvoorbeeld: "Ja, dat kon ik niet weten"
Twee compagnons stapten aangeslagen binnen bij De Steven. Er was spanning. Irritatie. Frustratie. De oorzaak? Een debiteur met betalingsproblemen. Het ging om een bedrag van 250.000 euro. Compagnon A was verantwoordelijk, compagnon B wist van niets.
Te laat ontdekte compagnon B het probleem. Hij voelde zich gepasseerd en boos. Zijn verwijt: "Je had me moeten informeren."
Maar er was nooit een afspraak over gemaakt. Ze vertrouwden elkaar, maar op basis van blauwe ogen. Niet op basis van duidelijke afspraken. En daar ging het mis.
Hoe spreek je iemand aan die zijn verantwoordelijkheid ontwijkt?
Wat als je heldere afspraken hebt gemaakt maar de medewerker informeert jou tóch niet? Of ontwijkt cruciale momenten waarop jij betrokken moet worden? Dat vraagt om leiderschap. En om het lef om het gesprek aan te gaan.
Niet met de beschuldigende vinger. Maar wel met een concrete terugblik op de afspraak: "We spraken af dat je me op de hoogte zou houden als deze situatie zich voordeed. Wat maakt dat je dat niet hebt gedaan?"
Door de medewerker opnieuw eigenaar te maken van zijn of haar rol, door samen te reflecteren op wat misging, herstel je het vertrouwen én stuur je op gedrag. Vermijd de valkuil om het dan zelf maar weer over te nemen. Juist dan is het belangrijk om coachend te blijven begeleiden.
Veelgestelde vragen – FAQ
Hier tref je enkele veelgestelde vragen.
Wat zijn de minimale voorwaarden om een taak te delegeren?
Je moet weten of de medewerker over de juiste kennis, ervaring én motivatie beschikt. En je moet afspraken maken over wanneer en waarover je geïnformeerd wilt worden.
Wat als een medewerker zijn verantwoordelijkheid niet neemt?
Ga het gesprek aan. Verwijs naar de gemaakte afspraken en vraag wat er misging. Blijf coachend sturen, zonder het meteen weer over te nemen.
Hoe zorg ik dat een medewerker zich echt eigenaar voelt?
Zorg voor wederkerigheid: niet alleen overdragen, maar ook checken of de medewerker zich verbindt aan de taak. Maak verwachtingen expliciet.
Hoe gebruik ik mijn coachende rol bij delegeren?
Lees het artikel: Delegeren: coachende rol van de leidinggevende.
Wat is het verschil tussen verantwoordelijkheid geven en nemen?
Lees het artikel: Delegeren en verantwoordelijkheid.
Klaar om beter te delegeren?
Volg de training Delegeren en loslaten en leer hoe je met vertrouwen taken overdraagt. Individueel of als groep, wat jij nodig hebt.
Meer leren over leiderschap?
Bekijk onze e-books, webinars en online trainingen over leiderschapsontwikkeling. Praktisch, verdiepend en direct toepasbaar.
Auteur
Dit artikel is geschreven door Jan Stevens. Jan Stevens is eigenaar en oprichter van De Steven training & coaching (www.desteven.nl). Op deze website tref je meer dan 2000 blogs over persoonlijke ontwikkeling, loopbaan, leiderschap, teamontwikkeling, hoogsensitiviteit en hoogbegaafdheid.
Publicatiedatum: 09-04-2012.
