home / persoonlijke ontwikkeling / timemanagement / planning taken / primetime

Primetime: wanneer heb je de meeste energie?

Primetime is die periode op een dag waarop je de meeste energie hebt. Voor sommigen is dat in de ochtenduren. Voor anderen in de middaguren en sommigen hebben het in de avonduren of soms zelfs in de nacht. Binnen plannen, organiseren en uitvoeren gaat het niet alleen om wat je doet, maar ook om het moment waarop je het doet. Hoe zit dat met jou? Wanneer heb jij de meeste energie?

Waarom benutten veel mensen hun beste energie onproductief?

Veel mensen gaan erg onproductief met hun energie om. Wanneer ze het meest fit zijn, plannen ze het werkoverleg, vergaderingen, meetings, afspraken of bezoeken. Of ze gaan e-mails lezen en beantwoorden, praatjes met collega’s maken over hoe het weekend was of doe-dingetjes uitvoeren.

Vervolgens moeten ze een ingewikkelde beleidsnota of offerte schrijven, een calculatie of tekening maken en dat doen ze op momenten dat ze minder energiek zijn. Gevolg: het schiet niet op. Het lampje is bijna uit en de taak is te groot. Zonde.

Hoe herken je jouw primetime?

Jouw primetime herken je niet alleen aan het gevoel dat je veel energie hebt. Let vooral op wat er met jouw werk gebeurt. Op welk moment kun je snel verbanden leggen? Wanneer schrijf je gemakkelijker? Wanneer kun je geconcentreerd lezen zonder steeds opnieuw te beginnen? Wanneer neem je duidelijke besluiten?

Stel jezelf deze vragen:

• Op welk moment van de dag denk ik het helderst?
• Wanneer werk ik het langst geconcentreerd zonder afgeleid te raken?
• Wanneer schrijf, analyseer of beslis ik het gemakkelijkst?
• Op welk moment maak ik de minste fouten?
• Wanneer merk ik dat ingewikkeld werk vanzelf beter loopt?
• Op welk tijdstip zakt mijn concentratie duidelijk weg?

Kijk niet alleen naar één dag. Jouw energie kan worden beïnvloed door slaap, drukte, voeding, reistijd of een onrustige ochtend. Zoek naar het patroon dat zich over meerdere dagen herhaalt.

Welke taken plan je tijdens jouw primetime?

Gebruik jouw beste uren voor werkzaamheden die werkelijk iets van je vragen. Denk aan taken waarbij je moet nadenken, schrijven, ontwerpen, rekenen, analyseren of beslissen.

• Een beleidsnota of offerte schrijven.
• Een ingewikkelde berekening of calculatie maken.
• Een ontwerp of technische tekening uitwerken.
• Een belangrijk gesprek voorbereiden.
• Een probleem analyseren.
• Een strategie of plan ontwikkelen.
• Een moeilijke beslissing nemen.
• Creatieve teksten of ideeën uitwerken.

Dat zijn vaak de taken die je op jouw actielijst gemakkelijk doorschuift omdat ze groot of ingewikkeld zijn. Juist daarom verdienen ze jouw beste tijd.

Welke taken kun je beter buiten jouw primetime uitvoeren?

Eenvoudige en routinematige taken kun je vaak uitvoeren wanneer jouw energie lager is. Ze vragen minder concentratie en minder mentale scherpte.

• E-mails verwerken.
• Standaardtelefoontjes plegen.
• Documenten archiveren.
• Gegevens invoeren.
• Eenvoudige administratieve taken afronden.
• Afspraken bevestigen.
• Routinecontroles uitvoeren.

Dat betekent niet dat deze taken onbelangrijk zijn. Ze hoeven alleen niet altijd jouw beste uren te krijgen.

Hoe benut je jouw energie effectief?

Wanneer je jouw energie goed benut, kun je ingewikkelde en complexe taken beter uitvoeren. Je maximaliseert effectief werken door op het juiste moment de juiste dingen te doen. En voor een deel heb je dat zelf in de hand.

Timemanagement gaat altijd over wat je wel in de hand hebt en waar je invloed op hebt. Het gaat niet over wat je niet in de hand hebt. Jouw energie richten op zaken waarop je geen enkele invloed hebt, is zinloos. De vraag is dus niet of jij jouw hele agenda volledig kunt bepalen. De vraag is welke ruimte je wel hebt en hoe je die gebruikt.

Wat leert het voorbeeld van Anneke?

Als voorbeeld neem ik tekstschrijver Anneke. Al langer had Anneke het gevoel dat ze niet productief was en dat ze te weinig presteerde. Haar gevoel was: er komt te weinig uit mijn vingers.

Toen ik samen met Anneke haar dag analyseerde, bleek dat ze in haar primetime, de tijd dat ze het meest fit was, bezig was met telefoontjes beantwoorden, blogs plaatsen op internet en andere kleinere taken. Daarna moest ze nog creatief zijn en nieuwe teksten bedenken en schrijven. Daarvoor had ze geen energie meer.

Dus nam ze haar werk mee naar huis en ging ze in het weekend schrijven. Maar ook die strategie werkte niet. Anneke bleek een ochtendmens te zijn. Ze wijzigde haar aanpak en ging nieuwe teksten schrijven op het moment van de dag dat ze fit was. Dat deed ze drie uur aaneengesloten, zonder stoorzenders. Daarna was de concentratie weg en ging ze na een korte pauze over op andere taken, zoals e-mails beantwoorden en telefoontjes plegen.

Anneke ging dus niet méér uren werken. Ze ging haar beste uren anders gebruiken. Dat maakte het verschil.

Hoe lang duurt primetime?

Primetime hoeft geen halve werkdag te duren. Voor de een is het een blok van twee of drie uur. Voor een ander zijn het twee kortere perioden van drie kwartier. Het gaat niet om een vaste norm, maar om het moment waarop jouw concentratie het sterkst is.

Verwacht ook niet dat je urenlang zonder pauze op het hoogste niveau kunt blijven presteren. Mentale energie neemt af. Plan daarom liever één stevig werkblok met een duidelijke taak dan een hele ochtend vol ingewikkeld werk zonder rust.

Hoe bescherm je jouw primetime?

Jouw primetime heeft weinig waarde wanneer iedereen er vrij doorheen kan lopen. Beschermen betekent dat je vooraf bepaalt wat je gaat doen en mogelijke afleiding zoveel mogelijk beperkt.

• Blokkeer de tijd in jouw agenda.
• Zet meldingen uit.
• Sluit e-mail en chatprogramma’s.
• Leg jouw telefoon buiten bereik of zet hem stil.
• Laat collega’s weten wanneer je niet gestoord wilt worden.
• Zorg dat benodigde informatie vooraf beschikbaar is.
• Kies één duidelijke taak voor het werkblok.
• Plan overleg zo mogelijk buiten jouw beste concentratie-uren.

Dit vraagt ook om goed organiseren en plannen. Je moet niet pas aan het begin van jouw primetime bedenken wat je gaat doen. Dan verlies je een deel van jouw beste tijd aan zoeken, kiezen en voorbereiden.

Wat zijn de natuurwetten van primetime?

De natuurwet van de primetime ziet er als volgt uit:

• Complexe taken en kerntaken voer je uit wanneer je de meeste energie hebt.
• Tijdens jouw primetime zorg je ervoor dat je niet gestoord wordt.
• Je zorgt ervoor dat je niet wordt afgeleid.
• Je begint met een concrete taak en niet met jouw inbox.
• Je gebruikt minder energieke momenten voor routinewerk.
• Je stopt wanneer de concentratie duidelijk wegzakt.

Dus geen telefoon, niet even e-mails bekijken, niet stiekem op Facebook kijken en ook niet even de Telegraaf openen. ‘Even’ duurt vaak langer dan je denkt en jouw concentratie is daarna niet meteen terug.

Wat als je weinig invloed hebt op jouw agenda?

Niet iedereen kan de hele werkdag naar eigen inzicht indelen. Misschien werk je in een rooster, moet je klanten op vaste tijden helpen of worden vergaderingen door anderen gepland. Sommige functies zijn nu eenmaal sterk reactief.

Toch is er vaak meer ruimte dan je in eerste instantie denkt. Misschien kun je één of twee blokken per week reserveren. Misschien kun je afspraken ruilen, jouw werkdag anders starten of een deel van de voorbereiding op een rustiger moment doen. Gebruik de invloed die je wel hebt.

Bespreek het ook wanneer belangrijke taken structureel op ongeschikte momenten moeten worden uitgevoerd. Een planning die geen rekening houdt met concentratie en energie kan op papier kloppen, maar in de praktijk tegenvallen.

Hoe houd je rekening met deadlines?

Belangrijke taken met een vaste einddatum verdienen tijdige aandacht. Wacht niet tot de laatste dag en verwacht dan dat jouw primetime alles oplost. Kijk bij deadlines terug vanaf de einddatum en reserveer meerdere geschikte werkblokken.

Een groot rapport schrijf je zelden in één keer. Plan tijd voor voorbereiding, een eerste versie, controle en verbetering. Gebruik jouw primetime voor de onderdelen die de meeste concentratie vragen.

Hoe onderzoek je jouw energiepatroon?

Maak het niet ingewikkeld. Houd één werkweek bij hoe jouw energie en concentratie verlopen. Noteer drie of vier keer per dag kort hoe scherp je bent en welk soort werk goed of juist moeizaam gaat.

1. Noteer het tijdstip.
2. Geef jouw energie een cijfer van één tot tien.
3. Geef jouw concentratie een cijfer van één tot tien.
4. Schrijf op welk soort taak je uitvoerde.
5. Noteer of het werk gemakkelijk of moeizaam ging.
6. Bekijk aan het einde van de week welk patroon zichtbaar wordt.

Plan daarna gedurende twee weken jouw belangrijkste taak op het vermoedelijke primetime-moment. Kijk of je sneller werkt, minder fouten maakt en minder werk mee naar huis neemt.

Welke fouten maken mensen bij primetime?

• Ze gebruiken hun beste uren voor e-mail en overleg.
• Ze plannen ingewikkelde taken pas wanneer de energie al op is.
• Ze verwarren een volle agenda met productiviteit.
• Ze reserveren tijd, maar bepalen niet welke taak ze gaan uitvoeren.
• Ze laten meldingen en onderbrekingen gewoon doorgaan.
• Ze denken dat iedereen hetzelfde energiepatroon heeft.
• Ze plannen te lange werkblokken zonder pauze.
• Ze wachten op een perfecte werkdag die nooit komt.

Hoe pas je primetime toe in jouw planning?

Begin met één belangrijke taak per dag of een paar belangrijke taken per week. Kies de werkzaamheden die veel denkwerk, concentratie of creativiteit vragen en reserveer daarvoor jouw beste uren.

Gebruik deze korte controle:

• Welke taak vraagt vandaag mijn beste aandacht?
• Wanneer ben ik waarschijnlijk het scherpst?
• Heb ik die tijd werkelijk gereserveerd?
• Is alles wat ik nodig heb vooraf beschikbaar?
• Welke afleiding moet ik uitschakelen?
• Welke routinetaken kunnen naar een minder energiek moment?

Primetime gaat niet over harder werken. Het gaat over beter kiezen wanneer je welk werk doet. Gebruik jouw beste energie voor jouw belangrijkste werk.

Veelgestelde vragen over primetime

Hieronder vind je antwoorden op veelgestelde vragen over energie, concentratie en het plannen van belangrijke taken.

Wat betekent primetime bij timemanagement?

Primetime is het moment van de dag waarop jouw mentale energie, concentratie en scherpte het sterkst zijn. Dat moment gebruik je bij voorkeur voor ingewikkelde en belangrijke werkzaamheden.

Is primetime voor iedereen in de ochtend?

Nee. Sommige mensen zijn in de ochtend het scherpst, anderen in de middag of avond. Het gaat om jouw persoonlijke energiepatroon.

Hoe ontdek ik mijn primetime?

Houd gedurende een werkweek bij wanneer jouw energie en concentratie het hoogst zijn en welk soort werk op die momenten het gemakkelijkst gaat.

Welke taken plan ik tijdens primetime?

Plan vooral taken die veel concentratie, creativiteit, analyse of besluitvorming vragen. Eenvoudige routinewerkzaamheden kunnen meestal op een ander moment.

Hoe lang duurt primetime?

Dat verschilt per persoon. Het kan een blok van enkele uren zijn, maar ook een paar kortere perioden. Kijk naar de kwaliteit van jouw concentratie en niet alleen naar de klok.

Wat doe ik als mijn agenda tijdens primetime al vol staat?

Bekijk welke afspraken verplaatst kunnen worden en reserveer waar mogelijk kleinere werkblokken. Gebruik de invloed die je wel hebt en bespreek het wanneer belangrijk werk structureel op ongeschikte momenten wordt gepland.