home / persoonlijke ontwikkeling / timemanagement / organiseren planning

Organiseren en plannen: competentie

Organiseren en plannen is een competentie die vaak wordt toegedicht aan leidinggevenden. Ik vind dat onterecht. Er zijn heel veel andere functies waarin je ook goed moet kunnen organiseren en plannen. Denk eens aan medewerkers op een bedrijfsbureau, medewerkers die de zorgafspraken bij de huisarts inplannen, transportplanners of logistiek medewerkers. Binnen plannen, organiseren en uitvoeren is deze competentie voor vrijwel iedereen van belang.

En ik wil toevoegen: iedereen moet het eigen werk organiseren en plannen. Kun jij dat goed? Weet jij wat er moet gebeuren, wanneer het moet gebeuren en wat je daarvoor nodig hebt? Of begin je gewoon en zie je onderweg wel waar je uitkomt?

Wat is het verschil tussen plannen en organiseren?

Bij plannen gaat het vooral over tijd en volgorde. Welke taken moeten worden uitgevoerd? Wanneer begin je? Wanneer moet het resultaat klaar zijn? Hoeveel tijd reserveer je?

Organiseren gaat een stap verder. Zijn de juiste mensen beschikbaar? Is de informatie compleet? Zijn taken en bevoegdheden verdeeld? Zijn materialen en middelen aanwezig? Weet iedereen wat er wordt verwacht?

Je kunt dus een uitstekende planning hebben die toch mislukt, omdat de organisatie eromheen niet op orde is. Andersom kun je veel goed georganiseerd hebben, maar zonder duidelijke planning blijven werkzaamheden liggen of worden ze te laat uitgevoerd.

Wat betekent organiseren en plannen voor leidinggevenden?

Leidinggevenden die goed kunnen organiseren, hebben de zaak onder controle. Ze zetten medewerkers effectief in en weten op de juiste wijze met middelen om te gaan. De werkprocessen en procedures hebben ze scherp op het netvlies staan. Weten hoe er gewerkt wordt, is belangrijk.

Vooraf formuleren zij heldere doelen en de activiteiten zijn erop gericht om die doelen te bereiken. Voor de coördinatie en uitvoering voelen zij zich verantwoordelijk en daarnaar handelen zij ook. Organiseren voor leidinggevenden heeft dus alles te maken met afdelingsdoelen, werken vanuit doelstellingen en resultaat behalen.

Welke algemene vaardigheden horen bij organiseren en plannen?

Onder algemene vaardigheden versta ik vaardigheden die vrijwel iedereen nodig heeft:

• Je hebt jouw eigen werk en timemanagement op orde.
• Je werkt ordelijk en systematisch.
• Je stelt hulpvragen wanneer dat nodig is.
• Je maakt uitdagende, maar realistische plannen.
• Je vertaalt doelstellingen naar taken en activiteiten.
• Je formuleert heldere doelstellingen voor jezelf.
• Je kijkt vooruit, anticipeert en werkt proactief.
• Je schakelt bij wanneer omstandigheden veranderen.
• Je onderscheidt hoofd- en bijzaken.
• Je maakt verschil tussen belangrijke en urgente taken.
• Je stelt prioriteiten.
• Je houdt overzicht over jouw werkzaamheden.
• Je bewaakt afspraken en termijnen.
• Je houdt rekening met jouw energiebalans.
• Je bewaakt de balans tussen werk en privé.

Welke extra vaardigheden heeft een leidinggevende nodig?

Naast de algemene vaardigheden noem ik een aantal vaardigheden die specifiek van belang zijn voor leidinggevenden:

• Je vertaalt organisatiedoelstellingen naar doelen voor de afdeling en individuele medewerkers.
• Je stelt vast welk resultaat gewenst of vereist is.
• Je verdeelt taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.
• Je schat in welke capaciteit nodig en beschikbaar is.
• Je deelt projecten op in duidelijke fasen.
• Je organiseert flexibiliteit binnen het team.
• Je bewaakt de voortgang van taken en activiteiten.
• Je signaleert afwijkingen en knelpunten tijdig.
• Je stelt prioriteiten opnieuw vast wanneer omstandigheden veranderen.
• Je begeleidt medewerkers bij het realiseren van hun planning.
• Je houdt grip op projecten, tijd en middelen.
• Je richt werkprocessen zo effectief en efficiënt mogelijk in.

Hoe vertaal je doelen naar taken en activiteiten?

Planning en organiseren hebben direct te maken met het gewenste of vereiste resultaat dat je voor ogen hebt. Een goede planning is vooral de weg ernaartoe. Dat geldt op individueel niveau, op teamniveau en op organisatieniveau. Begin daarom niet met een willekeurige verzameling taken. Begin met de vraag welk resultaat je wilt bereiken. Daarna bepaal je welke stappen nodig zijn, welke acties daarbij horen en wie verantwoordelijk is.

1. Formuleer het gewenste resultaat.
2. Verdeel het resultaat in logische fasen of onderdelen.
3. Vertaal ieder onderdeel naar concrete taken.
4. Bepaal wie verantwoordelijk is voor iedere taak.
5. Breng afhankelijkheden in beeld.
6. Schat in hoeveel tijd en capaciteit nodig zijn.
7. Bepaal de volgorde van de werkzaamheden.
8. Leg controle- en voortgangsmomenten vast.

Hoe groter of ingewikkelder het resultaat, hoe belangrijker deze vertaalslag wordt. Een groot doel zonder concrete acties blijft een goed voornemen.

Hoe organiseer je tijd, mensen en middelen?

Een goede planning bestaat niet alleen uit blokken in een agenda. Je moet ook weten wie het werk uitvoert, welke informatie nodig is en welke middelen beschikbaar moeten zijn. Een medewerker kan bijvoorbeeld tijd hebben, maar niet over de juiste informatie beschikken. Een machine kan beschikbaar zijn, maar de bevoegde medewerker ontbreekt. Stel jezelf daarom bij grotere werkzaamheden de volgende vragen:

• Welke mensen zijn nodig?
• Welke kennis en bevoegdheden zijn nodig?
• Welke informatie moet beschikbaar zijn?
• Welke materialen of systemen zijn nodig?
• Hoeveel tijd is werkelijk beschikbaar?
• Welke andere werkzaamheden vragen in dezelfde periode aandacht?
• Van welke collega’s of externe partijen zijn we afhankelijk?
• Welke risico’s kunnen de planning verstoren?

Een planning zonder voldoende capaciteit is geen planning. Het is hopen dat het op een of andere manier toch goedkomt.

Waarom zijn een actielijst en deadlines belangrijk?

Een actielijst maakt zichtbaar wat nog moet gebeuren. Een deadline geeft aan wanneer een resultaat of taak klaar moet zijn. De planning verbindt die twee: welke actie voer je op welk moment uit om de afspraak te halen? Zonder actielijst ontbreekt het overzicht. Zonder realistische deadlines ontbreekt richting. En zonder planning blijft het onduidelijk wanneer je werkelijk aan de taak begint.

Hoe houd je rekening met tijd en energie?

Niet iedere taak vraagt dezelfde hoeveelheid aandacht of energie. Houd daarom rekening met jouw primetime. Dat zijn de uren waarop je het scherpst, meest geconcentreerd of meest productief bent. Plan ingewikkeld denkwerk, belangrijke gesprekken of creatieve taken niet automatisch op de momenten waarop er toevallig nog een gaatje in jouw agenda zit. Gebruik jouw beste uren voor werk dat jouw beste aandacht nodig heeft.

Waarom hoort voortgangsbewaking bij organiseren en plannen?

Een planning maken is niet voldoende. Je moet onderweg controleren of de werkzaamheden nog op schema liggen. Voortgangsbewaking betekent dat je tijdig zicht hebt op resultaten, afwijkingen, knelpunten en vertragingen.

• Je controleert of werkzaamheden volgens planning verlopen.
• Je bespreekt welke onderdelen al zijn afgerond.
• Je signaleert waar vertraging ontstaat.
• Je maakt zichtbaar welke informatie of capaciteit ontbreekt.
• Je beoordeelt of de oorspronkelijke planning nog haalbaar is.
• Je stuurt tijdig bij wanneer dat nodig is.

Goede voortgangsbewaking betekent niet dat je voortdurend over iemands schouder kijkt. Het betekent dat je niet pas op de einddatum ontdekt dat het resultaat niet gehaald wordt.

Wat gaat er mis als je onvoldoende organiseert en plant?

Het gaat mis wanneer je het overzicht kwijtraakt en niet meer goed weet waar je mee bezig bent. Gebrek aan inzicht en overzicht zorgt ervoor dat werkzaamheden niet goed worden verdeeld, prioriteiten ontbreken, deadlines niet worden gehaald en informatie te laat wordt aangeleverd.

Ook kunnen de juiste keuzes niet meer worden gemaakt. Zaken worden op hun beloop gelaten en je blijft achter de feiten aanlopen. Het gevaar is dat de waan van de dag gaat regeren. Veelvoorkomende oorzaken zijn:

• Het gewenste resultaat is onvoldoende duidelijk.
• Taken en verantwoordelijkheden zijn niet verdeeld.
• De benodigde capaciteit is verkeerd ingeschat.
• De planning is te optimistisch.
• Prioriteiten veranderen voortdurend.
• Nieuwe werkzaamheden worden toegevoegd zonder andere taken te schrappen.
• Knelpunten worden te laat gemeld.
• De voortgang wordt onvoldoende bewaakt.
• Belangrijke details zijn over het hoofd gezien.

Hoe ontwikkel je de competentie organiseren en plannen?

Organiseren en plannen is geen trucje dat je één keer toepast. Het is een manier van werken die je stap voor stap ontwikkelt. Je leert vooruitkijken, keuzes maken, taken opdelen en tijdig bijsturen. Ik zie vaak dat mensen denken dat een betere planning begint met een nieuwe app, een nieuw schema of een ingewikkeld systeem. Volgens mij begint het eenvoudiger. Weten wat je moet doen, kiezen wat eerst moet en op tijd controleren of je nog op koers ligt.

• Werk vanuit een duidelijk resultaat.
• Maak concrete en uitvoerbare taken.
• Schat tijd realistischer in.
• Maak zichtbaar welke middelen en informatie nodig zijn.
• Reserveer tijd voor belangrijke werkzaamheden.
• Controleer tussentijds de voortgang.
• Bespreek problemen voordat zij dringend worden.
• Evalueer na afloop wat beter georganiseerd had kunnen worden.

Welke vaste gewoonten helpen bij organiseren en plannen?

De competentie wordt sterker wanneer je vaste momenten gebruikt om vooruit en terug te kijken. Je hoeft niet voortdurend met de planning bezig te zijn. Een paar vaste controlemomenten kunnen al veel verschil maken.

• Begin de week met een overzicht van taken, afspraken en deadlines.
• Bepaal dagelijks welke taken werkelijk prioriteit hebben.
• Controleer vooraf of alle informatie en middelen beschikbaar zijn.
• Reserveer ruimte voor onverwachte omstandigheden.
• Bespreek op vaste momenten de voortgang van belangrijke werkzaamheden.
• Leg nieuwe acties direct vast.
• Sluit afgeronde werkzaamheden bewust af.
• Bekijk na afloop waardoor de planning wel of niet werkte.

Hoe weet je of je goed kunt organiseren en plannen?

Je hoeft niet te beoordelen of jouw planning altijd precies uitkomt. Dat gebeurt zelden. De betere vraag is of jij weet wat er gebeurt wanneer de planning afwijkt. Kun je uitleggen waar de vertraging zit? Weet je welke keuze nodig is? Kun je tijdig bijsturen? Gebruik deze korte controle:

• Weet ik welk resultaat ik wil bereiken?
• Heb ik het resultaat vertaald naar concrete taken?
• Zijn verantwoordelijkheden duidelijk verdeeld?
• Heb ik voldoende tijd, mensen en middelen?
• Zijn de belangrijkste risico’s zichtbaar?
• Weet ik welke taken eerst moeten?
• Controleer ik tussentijds of alles nog op koers ligt?
• Durf ik de planning aan te passen wanneer zij niet meer haalbaar is?

Veelgestelde vragen over organiseren en plannen

Hieronder vind je antwoorden op veelgestelde vragen over organiseren en plannen als competentie.

Wat betekent organiseren en plannen als competentie?

Het betekent dat je doelen kunt vertalen naar concrete werkzaamheden en dat je tijd, mensen, informatie en middelen zo inzet dat het gewenste resultaat kan worden bereikt.

Wat is het verschil tussen plannen en organiseren?

Plannen gaat vooral over tijd, volgorde en deadlines. Organiseren gaat over het regelen van mensen, middelen, informatie, verantwoordelijkheden en voorwaarden.

Waarom is organiseren en plannen belangrijk voor leidinggevenden?

Leidinggevenden moeten niet alleen hun eigen werk organiseren, maar ook doelen vertalen naar teamtaken, capaciteit verdelen en de voortgang bewaken.

Kun je leren om beter te plannen en organiseren?

Ja. Je ontwikkelt de competentie door doelen concreter te maken, taken op te delen, realistischer te plannen en vaste momenten te gebruiken voor voortgang en evaluatie.

Wat doe je wanneer een planning niet haalbaar blijkt?

Maak zo vroeg mogelijk zichtbaar waar het probleem zit. Bespreek welke capaciteit, informatie of keuzes nodig zijn en pas de planning of prioriteiten tijdig aan.

Waarom loopt een planning vaak anders dan verwacht?

Dat kan komen door een te optimistische inschatting, onverwachte omstandigheden, onduidelijke verantwoordelijkheden, ontbrekende informatie of te weinig ruimte voor verstoringen.