home / persoonlijke ontwikkeling / timemanagement / boo

De basis op orde (BOO)

Heb jij de basis op orde? Dat geeft rust. Je reduceert stress tot een minimum wanneer je de basis op orde hebt en houdt. Maar wat is die basis? Dat moet je zelf benoemen. Ik kan voor jou niet bepalen wat jouw basis is. Binnen de serie artikelen over grip, overzicht en regie over jouw werk gaat BOO over het fundament waarop jouw werk rust.

Basis betekent grondslag of fundament. Om jou te helpen bepalen wat jouw basis is, heb ik drie niveaus aangebracht. Die niveaus laten zien wat vandaag moet draaien, wat binnenkort aandacht vraagt en wat je voor de langere termijn wilt organiseren.

Wat valt onder level 1?

Level 1 gaat over vandaag, morgen en deze week. Ik sprak met Joost, directeur van een basisschool. Ik vroeg hem wat bij hem level 1 is. Hij zei: dat voor iedere klas een docent beschikbaar is. Is dat niet het geval, dan gaat de telefoon en heeft hij direct een probleem.

Ik sprak ook met een uitvoerder in de bouw. Ook hem vroeg ik wat level 1 is. Hij zei: dat de stukadoors die we hebben ingehuurd er vandaag zijn en de meters maken die we hadden afgesproken. Kortom: level 1 gaat over het werk dat nu moet draaien. Heb je dat niet georganiseerd, dan krijg je problemen.

Wat valt onder level 2?

Level 2 gaat over volgende week, deze maand of een andere periode die bij jouw werk past. Annelies zei: bij mij gaat level 2 over dit kwartaal en dit jaar. Je kijkt dan verder vooruit, bereidt werkzaamheden voor en voorkomt dat belangrijke zaken later alsnog dringend worden. Maar je komt alleen goed aan level 2 toe als level 1 voldoende draait.

Wat valt onder level 3?

Level 3 gaat over volgend jaar of de jaren daarna. Denk aan ontwikkeling, beleid, investeringen, visie en structurele verbetering. Je kunt het zo groot en zo klein maken als je wilt, maar ook hier geldt: je komt pas echt aan level 3 toe wanneer level 1 en level 2 voldoende georganiseerd zijn.

Waarom is de basis op orde zo belangrijk?

Zonder een goede basis ben je voortdurend bezig met herstellen, zoeken en reageren. Je loopt achter problemen aan die je misschien had kunnen voorkomen. Daardoor kom je niet toe aan voorbereiding, ontwikkeling en de langere termijn. Je wordt dan al snel geregeerd door de waan van de dag.

BOO geeft geen garantie dat alles rustig verloopt. Er kunnen altijd onverwachte zaken gebeuren. Het verschil is dat je vanuit een stevig fundament reageert en niet vanuit chaos.

Welk niveau vraagt de meeste aandacht?

Ik stelde Joost de vraag: werk jij graag aan level 1 of werk jij liever aan level 2 of 3? Hij zei: het liefst werk ik aan level 2 of 3, maar level 1 vraagt tachtig procent van mijn aandacht. Anders heb ik een probleem. Dat is herkenbaar. Veel mensen willen graag vooruitkijken, verbeteren en ontwikkelen, maar worden opgeslokt door de dagelijkse basis.

Dat betekent niet automatisch dat er iets mis is. Sommige functies vragen nu eenmaal veel aandacht voor de dagelijkse operatie. De vraag is wel of level 1 zoveel tijd vraagt omdat het werk dat nodig maakt, of omdat processen, afspraken en verantwoordelijkheden onvoldoende zijn georganiseerd.

Wat past het beste bij jouw talent?

Jouw talent heeft ook te maken met de niveaus waarop je graag werkt. De een voelt zich thuis in de dagelijkse operatie en ziet snel wat er vandaag moet gebeuren. De ander denkt liever vooruit, ontwikkelt plannen en kijkt naar de langere termijn. Beide kwaliteiten zijn nodig.

Het wordt lastig wanneer jouw functie vooral level 1 vraagt, terwijl jij het liefst met level 2 en 3 bezig bent. Andersom kan ook: je bent sterk in de dagelijkse uitvoering, maar krijgt een rol waarin vooral visie en beleid worden gevraagd. BOO maakt zichtbaar waar jouw aandacht naartoe gaat en of dat aansluit bij jouw taak en talent.

Wat als jouw werkvoorraad groter is dan jouw capaciteit?

Annelies vertelde dat ze een werkvoorraad had voor tachtig uur per week, terwijl ze tweeëndertig uur beschikbaar was voor haar werk. Onderbezetting zorgde ervoor dat ze structureel meer werk had dan uren. Volgens mij schiet je dan al tekort op level 1. Je krijgt jouw basis nooit op orde. BOO, basis op orde, wordt dan heel erg boos. Onmacht vervult je, want je wilt iets realiseren wat met de beschikbare capaciteit niet kan.

Meer werk dan uren is niet uitsluitend een planningsprobleem. Het is een capaciteitsprobleem en vraagt om keuzes. Je moet werk schrappen, uitstellen, anders verdelen of extra capaciteit organiseren. Doe je dat niet, dan maak je een onhaalbare situatie tot een persoonlijk probleem.

Hoe bepaal je wat tot jouw basis behoort?

Jouw basis bestaat uit de zaken die geregeld moeten zijn om het gewone werk zonder voortdurend gedoe te kunnen uitvoeren. Dat verschilt per functie, team en organisatie. Stel jezelf daarom de volgende vragen:

• Wat moet vandaag en deze week in ieder geval draaien?
• Welke taken horen bij de kern van mijn functie?
• Wat veroorzaakt direct problemen wanneer het niet geregeld is?
• Welke mensen, middelen en informatie heb ik nodig?
• Welke afspraken moeten voor iedereen duidelijk zijn?
• Welke werkzaamheden keren steeds terug?
• Waar ontstaan nu de meeste klachten, fouten of vertragingen?
• Welke achterstanden blijven zich opstapelen?

De antwoorden laten zien waar jouw level 1 zit. Daarna kun je bepalen wat op level 2 en level 3 thuishoort.

Hoe houd je de basis dagelijks op orde?

De basis op orde krijgen is één ding. Haar op orde houden is iets anders. Plan daarom regelmatig tijd om jouw taken, afspraken en capaciteit te bekijken. Een dagelijks of wekelijks ROT-moment helpt om rust te nemen, overzicht te creëren en bewuste keuzes te maken.

• Werk jouw actielijst regelmatig bij.
• Controleer welke taken vandaag of deze week moeten gebeuren.
• Beoordeel of de beschikbare capaciteit voldoende is.
• Maak zichtbaar welke achterstanden of knelpunten ontstaan.
• Stel opnieuw prioriteiten wanneer omstandigheden veranderen.
• Maak duidelijke afspraken over verantwoordelijkheden.
• Reserveer tijd voor level 2 en level 3.
• Schrap werk waarvoor geen tijd, noodzaak of eigenaar bestaat.

Welke rol spelen prioriteiten bij BOO?

Alles staat of valt met keuzes. Wanneer je meer werk hebt dan tijd, kun je niet alles dezelfde aandacht geven. Prioriteiten stellen is daarom noodzakelijk. Je bepaalt wat eerst moet, wat later kan, wat iemand anders kan doen en wat helemaal niet hoeft.

De basis op orde betekent niet dat alles perfect moet zijn. Het betekent dat je bewust hebt gekozen wat minimaal geregeld moet zijn om goed te kunnen functioneren.

Wat betekent BOO voor leidinggevenden?

Voor leidinggevenden begint BOO met duidelijkheid. Weet het team wat de bedoeling is? Zijn taken en verantwoordelijkheden verdeeld? Is er voldoende capaciteit? Zijn de belangrijkste werkprocessen ingericht? Worden problemen structureel opgelost of iedere dag opnieuw gerepareerd?

Een leidinggevende die level 1 niet organiseert, krijgt weinig ruimte voor level 2 en 3. De agenda wordt dan gevuld met incidenten, vragen en herstelwerk. Dat is soms onvermijdelijk, maar wanneer het een vast patroon wordt, is de basis niet op orde.

Kun je BOO breder toepassen?

BOO kun je breed toepassen. Ik spreek nu vooral over tijd, uren en werk, maar je kunt ook een financiële basis benoemen die in ieder geval op orde moet zijn. Of een basisveiligheid voor jouw organisatie. Ook kwaliteit, personeelsbezetting, klantafspraken en informatievoorziening kunnen onderdeel zijn van de basis. De kern blijft hetzelfde: eerst het fundament, daarna de verdieping en ontwikkeling. Wanneer je voortdurend gaten in de fundering moet dichten, houd je weinig tijd over om verder te bouwen.

Jouw basis: weet jij wie de baas is?

Ik houd een beetje van woordspelingen. De basis op orde heeft alles te maken met de vraag wie de baas is. Dat gaat over persoonlijk leiderschap. Laat jij je leiden door de waan van de dag? Ben je afgestudeerd aan de opleiding hollen en vliegen? Of heb je rust, overzicht, grip en controle? Jij bent aan zet. Juist wanneer je meer werk hebt dan uren, is prioriteiten stellen van belang. De basis op orde vraagt dat je de werkelijkheid onder ogen ziet. Je kunt niet onbeperkt werk blijven toevoegen aan een agenda die al vol zit.

Wat betekent privé de basis op orde hebben?

Wat betekent het voor jou om privé de basis op orde te hebben? Bij level 1 denk ik dan aan voldoende rust, ontspanning, gezond eten en bewegen. Maar ook financiële duidelijkheid, een leefbare woonomgeving en tijd voor mensen die belangrijk voor je zijn, kunnen tot jouw basis behoren.

Ook privé geldt dat je zelf moet bepalen wat noodzakelijk is. Het gaat niet om perfectie, maar om een fundament waarop je kunt terugvallen.

Hoe maak je jouw eigen BOO-overzicht?

Verdeel een vel papier in drie niveaus en schrijf op wat bij jou onder level 1, 2 en 3 valt. Controleer daarna of jouw tijdverdeling overeenkomt met wat je hebt opgeschreven.

1. Beschrijf wat vandaag en deze week goed moet draaien.
2. Bepaal wat de komende maand of het komende kwartaal aandacht vraagt.
3. Noteer wat je voor volgend jaar of de langere termijn wilt ontwikkelen.
4. Controleer hoeveel tijd ieder niveau nu krijgt.
5. Bepaal welke knelpunten level 1 onnodig veel aandacht laten vragen.
6. Maak keuzes in werkvoorraad, capaciteit en verantwoordelijkheden.
7. Plan vaste tijd voor onderhoud en vooruitkijken.

BOO begint dus niet met harder werken. Het begint met zien wat jouw basis is, wat er ontbreekt en welke keuzes nodig zijn om haar op orde te krijgen.

Veelgestelde vragen over de basis op orde

Hieronder vind je antwoorden op veelgestelde vragen over BOO, de drie niveaus, werkvoorraad, capaciteit en het organiseren van jouw fundament.

Wat betekent BOO?

BOO staat voor de basis op orde. Het betekent dat de belangrijkste voorwaarden, taken en afspraken geregeld zijn, zodat het gewone werk zonder voortdurend gedoe kan doorgaan.

Wat is level 1 binnen BOO?

Level 1 bestaat uit de zaken die vandaag, morgen en deze week moeten draaien. Wanneer die niet geregeld zijn, ontstaan direct problemen, klachten of onderbrekingen.

Wat is het verschil tussen level 2 en level 3?

Level 2 gaat over de komende weken, maanden of het lopende jaar. Level 3 gaat over de langere termijn, zoals ontwikkeling, beleid, investeringen en visie.

Kun je aan level 3 werken als level 1 niet op orde is?

Dat kan, maar het wordt lastig. Wanneer level 1 voortdurend problemen veroorzaakt, wordt jouw aandacht steeds teruggetrokken naar de dagelijkse operatie.

Wat doe je als de werkvoorraad groter is dan de capaciteit?

Dan moet je keuzes maken. Schrap, stel uit, verdeel werk anders of organiseer extra capaciteit. Een structureel tekort aan uren los je niet op met alleen een betere planning.

Moet de basis perfect op orde zijn?

Nee. BOO gaat niet over perfectie. Het gaat erom dat het fundament stevig genoeg is om het werk goed te kunnen uitvoeren en ruimte te houden voor ontwikkeling.