home / persoonlijke ontwikkeling / persoonlijke effectiviteit / kwaliteiten / irritatie / niet aan afspraken houden

Erger jij je aan collega’s die hun afspraken niet nakomen?

Irriteert het jou wanneer collega’s hun afspraken niet nakomen, terwijl jij wél alles op tijd doet? Een kleine troost: deze klacht hoor ik vaker. Je bent niet de enige. Veel mensen lopen hierin vast: jij bent zorgvuldig, je houdt je aan deadlines, maar anderen laten het afweten, zonder blikken of blozen. En dat frustreert jou. Daarover gaat dit artikel! Deze ergernis zegt iets over het gedrag van jouw collega, maar ook over wat jij zelf belangrijk vindt. Op de pagina over irritatie en allergie lees je hoe gedrag van anderen jouw eigen kwaliteiten kan spiegelen.

Wat als een collega afspraken steeds niet nakomt?

In een coachsessie kwam dit pijnlijk aan het licht. Een coachee vertelde hoe zij zich telkens weer ergerde aan collega’s die werk niet op tijd opleverden. Ze voelde zich alleen staan. En steeds moest zij erachteraan. Tot vervelens aan toe. Als ze er iets van zei, werd zíj als lastig gezien. Dan was ze te direct in de communicatie, te bot of te confronterend. En zij moest naar een communicatietraining, want ze moest tactvoller leren communiceren. Ze had een afspraak met collega Meindert. Steeds verzaakte hij, kwam hij de afspraak niet na en vermeed hij contact. Toen mijn coachee daar boos om werd, moest zij naar de communicatiedokter. Toen werd ze nog bozer!

Gelukkig kwam ze bij mij. Ik begrijp die boosheid namelijk. Juist haar, die altijd hard werkt, punctueel is en op wie je altijd kunt rekenen, overkomt dit. Dat betekent niet automatisch dat iedere formulering van haar effectief was. Maar haar irritatie was ook niet zomaar een communicatieprobleem. Er lag een terugkerend patroon onder dat serieus genomen moest worden.

Ergernis als spiegel

Ik begin even bij ergernis als spiegel. Je bent boos, geërgerd en geïrriteerd. Wat hier gebeurt, staat haaks op wat jij belangrijk vindt. Je wilt kunnen rekenen op anderen. Jij neemt je werk serieus en je verwacht dat een ander dat ook doet. Wanneer dat niet gebeurt, kan het als een persoonlijke aanval voelen. Maar in werkelijkheid raakt het vooral een belangrijke waarde of kwaliteit van jou: afspraak is afspraak. Nogmaals: je keek in de spiegel. Een kenmerk van ergernis is dat jouw eigen kwaliteit wordt gespiegeld. Jij hebt een hoog verantwoordelijkheidsgevoel en je bent betrouwbaar.

Soms voel je je zelfs oververantwoordelijk. Jouw allergie bestaat dan uit laksheid, vrijblijvendheid en onverantwoordelijkheid. Dat jouw irritatie iets over jou zegt, betekent niet dat het gedrag van de ander daarmee in orde is. Het helpt je wel om te begrijpen waarom juist dit gedrag jou zo sterk raakt.

Het kernkwadrant van verantwoordelijkheidsgevoel

Ik laat jou het kernkwadrant zien, bedacht door Daniel Ofman. Dit vertelt namelijk veel over jouw kwaliteiten en valkuilen.

• De kernkwaliteit is verantwoordelijkheidsgevoel.
• De valkuil is oververantwoordelijkheid en controle willen houden.
• De uitdaging is loslaten en jouw grenzen bewaken.
• De allergie is vrijblijvendheid en nalatigheid.

Jouw verantwoordelijkheidsgevoel is waardevol. De valkuil ontstaat wanneer je ook verantwoordelijkheden gaat dragen die bij de ander horen. Je blijft dan herinneren, controleren, herstellen en oplossen. Daarmee houd je het werk misschien tijdelijk overeind, maar je neemt de ander ook iets uit handen.

Wat gebeurt er als je in de irritatie schiet?

Het irriteert je mateloos. Dat gesjok achter die collega aan, terwijl je weer niet de juiste respons krijgt. Je zegt iets met frustratie in je stem. Je uit je sarcasme. Of je trekt je terug met het gevoel: laat maar. Ondertussen voel je je niet gezien of gehoord. Dat werkt niet. Niet voor jou en niet voor de samenwerking. Wanneer irritatie de leiding overneemt, reageer je vaak niet meer alleen op de gemiste afspraak. Alle eerdere ervaringen doen ook mee. Daardoor kan jouw reactie zwaarder worden dan bij deze ene situatie past. De ander hoort dan vooral jouw boosheid, terwijl jij wilt dat het gedrag verandert.

Hoe spreek je een collega professioneel aan?

Verleg de focus van verwijt naar behoefte. Zeg niet alleen: “Jij komt altijd te laat.” Benoem eerst wat je feitelijk waarneemt, welk gevolg dat voor jou heeft en wat je nodig hebt. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: “We hadden afgesproken dat ik de gegevens dinsdag zou ontvangen. Ik heb ze nog niet en daardoor kan ik mijn deel niet afronden. Kun je aangeven wanneer je ze wel aanlevert?” 

Of: “Zou je me willen helpen om dit op tijd rond te krijgen? Dan kan ik door met mijn taken.” Dat klinkt zachter, maar is net zo duidelijk. Je benoemt wat je nodig hebt zonder iemand af te vallen. Dat maakt het gesprek opener en veiliger. Een professionele reactie bevat bij voorkeur:

• Een concrete beschrijving van de gemaakte afspraak.
• Een feitelijke constatering dat de afspraak niet is nagekomen.
• Een uitleg van de gevolgen voor jouw werk of voor het team.
• Een vraag naar de oorzaak zonder die vooraf zelf in te vullen.
• Een nieuwe concrete afspraak over taak, termijn en verantwoordelijkheid.

Wat als niemand iets doet?

Soms grijpt de leidinggevende niet in. Of erger: jij moet het probleem oplossen. Zoals de administratief medewerker die collega’s achter de broek moet zitten om hun uren op tijd aan te leveren, terwijl het management zelf geen norm stelt. Dan trekt het systeem scheef. Jij kunt niet verantwoordelijk zijn voor het gedrag van een ander. Wanneer afspraken structureel niet worden nagekomen, is het niet alleen een persoonlijk irritatiepunt. Het kan ook een team- of organisatievraagstuk zijn. Dan moet duidelijk zijn wie de norm bepaalt, wie mensen aanspreekt en welke gevolgen er zijn wanneer afspraken herhaaldelijk worden genegeerd.

Wat kun je zelf wél doen?

• Benoem het patroon zonder oordeel en begin bij jouw waarneming.
• Blijf bij jouw eigen gedrag: jij doet wat je kunt en dat is genoeg.
• Herken jouw valkuil: oververantwoordelijkheid is ook een risico.
• Stel grenzen en wees duidelijk over wat je wel en niet oppakt.
• Maak zichtbaar welke gevolgen de gemiste afspraak heeft.
• Leg de verantwoordelijkheid terug waar deze hoort.
• Maak een nieuwe concrete afspraak en leg deze zo nodig vast.

“Ik ben de eigenaar van mijn waarneming. Als ik iemand laks vind, is dat omdat ik het zelf niet ben. Ik hou van opschieten en doorpakken.”

Deze gedachte helpt je om jouw interpretatie te herkennen. Je kunt iemand laks of onbetrouwbaar vinden, maar benoem in het gesprek liever het zichtbare gedrag. Dat voorkomt een discussie over iemands karakter en houdt het gesprek bij de afspraak.

Frustratie over collega’s op het werk

Frustratie is soms onvermijdelijk. Dat betekent dat je je druk maakt om iets waarop jouw invloed beperkt is. Laat het niet groeien, maar leer loslaten waar jouw verantwoordelijkheid ophoudt. Blijf bij jezelf. Laat zien waar jouw kracht zit: betrouwbaarheid, zorgvuldigheid en toewijding. Oefen met het benoemen van jouw behoefte en de concrete gevolgen, in plaats van alleen jouw irritatie te uiten.

Coaching of training

Loop je hier vaker tegenaan? Dan is coaching misschien iets voor jou. Niet omdat jij iets fout doet, maar omdat jij kunt leren hoe je krachtig blijft, juist als het schuurt. Je kunt onderzoeken waarom dit gedrag jou zo sterk raakt, wanneer verantwoordelijkheidsgevoel doorschiet in oververantwoordelijkheid en hoe je duidelijk blijft zonder alle verantwoordelijkheid over te nemen.

Veelgestelde vragen over collega’s die afspraken niet nakomen

Hieronder vind je antwoorden op veelgestelde vragen over irritatie, betrouwbaarheid en het professioneel bespreken van gemiste afspraken.

Is iemand die een afspraak niet nakomt meteen onbetrouwbaar?

Nee. Iedereen kan een afspraak vergeten of door omstandigheden een deadline missen. Onbetrouwbaarheid wordt vooral zichtbaar wanneer afspraken structureel niet worden nagekomen, iemand daar niet tijdig over communiceert en geen verantwoordelijkheid neemt voor de gevolgen.

Waarom erger ik mij hier zo sterk aan?

Waarschijnlijk omdat betrouwbaarheid, zorgvuldigheid en verantwoordelijkheidsgevoel voor jou belangrijk zijn. Het gedrag van de ander staat dan haaks op jouw eigen normen en kwaliteiten.

Moet ik mijn irritatie gewoon loslaten?

Nee. Irritatie kan een nuttig signaal zijn. Onderzoek eerst wat er feitelijk gebeurt en wat jou raakt. Daarna kun je bepalen wat je moet bespreken, waar je een grens stelt en welk deel je moet loslaten.

Hoe spreek ik iemand aan zonder verwijtend te worden?

Benoem de concrete afspraak, wat je hebt waargenomen en welk gevolg dat voor jouw werk heeft. Vraag vervolgens wat er is gebeurd en maak een nieuwe duidelijke afspraak.

Wat als ik steeds achter mijn collega aan moet?

Maak duidelijk dat jij niet verantwoordelijk bent voor het bewaken van het werk van de ander. Bespreek het terugkerende patroon en leg de verantwoordelijkheid zo nodig bij de leidinggevende of bij degene die de werkafspraken bewaakt.

Wanneer schiet verantwoordelijkheidsgevoel door?

Verantwoordelijkheidsgevoel schiet door wanneer je structureel taken, controles of gevolgen overneemt die bij een ander horen. Dan ontstaat oververantwoordelijkheid.

Kan ik betrouwbaar zijn en toch flexibel blijven?

Ja. Flexibiliteit betekent niet dat afspraken vrijblijvend zijn. Je kunt een afspraak aanpassen wanneer omstandigheden veranderen, zolang dit tijdig wordt besproken en er een nieuwe heldere afspraak wordt gemaakt.